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Neu: Spesen

Neu: Spesen
Spesen erfassen, genehmigen und weiterverarbeiten: Die neue Spesenverwaltung in hakuna löst das Thema Spesen einfach und effizient.

Spesen sind Ausgaben, die während der Ausübung von Geschäftstätigkeiten anfallen. Oft werden diese von Mitarbeitenden privat bezahlt und danach vom Arbeitgeber rückerstattet. Dabei gibt es eine Vielzahl an Möglichkeiten, wie und wo Spesen generiert werden: Verpflegung, Übernachtung, Dienstfahrt mit dem eigenen Auto (Kilometerspesen) usw.

Ab sofort unterstützt hakuna die Möglichkeit, neben der persönlichen Arbeitszeit auch die angefallenen Spesen zu erfassen. Am Computer ist die Spesenerfassung über Spesen im Hauptmenü zugänglich, auf der hakuna-App über den Spesen-Knopf in der Aktionsleiste.

Die Erfassung der Spesen kann wie gewohnt am Computer oder per Smartphone erfolgen.
Die Erfassung der Spesen kann wie gewohnt am Computer oder per Smartphone erfolgen.
Die Erfassung der Spesen kann wie gewohnt am Computer oder per Smartphone erfolgen.

Der Ablauf der Spesenverwaltung in hakuna ist wie folgt:

  1. Mitarbeitende erfassen ihre Spesen direkt am PC oder via Smartphone (inkl. Möglichkeit, Quittung direkt via Kamera zu fotografieren).
  2. Vorgesetzte überprüfen und genehmigen diese Spesen (analog zu Absenzanfragen).
  3. Die Administration kann regelmässig die genehmigten Spesen als verarbeitet markieren (z.B. für Auszahlung zusammen mit dem Lohnlauf). Die verarbeiteten Spesen lassen sich als kompakte PDF-Bericht weitergeben oder ablegen.

Durch den gesamten Ablauf hindurch ist für alle beteiligten immer die volle Transparenz geboten, beispeislweise weiss der Mitarbeitende immer genau, in welchem Status sich der eigene Speseneintrag befindet.

Spesen können als kompakter PDF-Bericht inklusive Quittungen zur Weiterverarbeitung oder Ablage heruntergeladen werden.
Spesen können als kompakter PDF-Bericht inklusive Quittungen zur Weiterverarbeitung oder Ablage heruntergeladen werden.
Spesen können als kompakter PDF-Bericht inklusive Quittungen zur Weiterverarbeitung oder Ablage heruntergeladen werden.

Für bestehende Kunden: Das neue Modul kann von bestehende Kunden auf dem Pro-Abo unter Verwalten → Einstellungen aktiviert werden. Kunden auf einem älteren Abo können entweder in der Abo-Verwaltung auf Pro upgraden oder unseren Support kontaktieren, falls Fragen zu einem allfälligen Upgrade bestehen.

hakuna-App: Nachdem das Modul aktiviert wurde, ist die Spesenfunktion beim nächsten Öffnen der App verfügbar. Dies setzt die neuste Version der App (1.1.1) voraus. Das Update ist ab sofort im App Store (iOS/Android) verfügbar.

Bitte beachtet, dass sich das Spesenmodul in der Beta-Phase befindet. Die Spesenerfassung kann sich bezüglich Funktionalität und im Umfang noch ändern. Fragen oder Feedback nehmen wir gerne unter hallo@hakuna.ch entgegen.

Steven Schmid
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