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Erste Schritte
Zeiterfassung
  • Allgemein

    • Tastaturkurzbefehle: Durch Drücken der a-Taste auf der Tastatur öffnet sich der “Zeit erfassen”-Dialog. Drücken der t-Taste startet oder stoppt den Timer.
    • Im “Zeit erfassen”-Dialog kann mit der Tabulatortaste zwischen den Eingabefeldern hin und her gesprungen werden.

    Erfassung mit Timer

    • Falls ein Timer läuft, kann die Tätigkeit jederzeit via “Zeit erfassen” gewechselt werden. Der laufende Timer wird automatisch beendet.
    • Bei bestehenden Zeiteinträgen kann jederzeit die “Start”-Taste gedrückt werden um diese Tätigkeit wieder aufzunehmen. Falls ein anderer Timer aktiv ist, wird dieser automatisch beendet.
  • Mit dem Monatsabschluss können Vorgesetzte einen Monat für Mitarbeitende prüfen und abschliessen, sodass danach keine Änderungen mehr durch den Mitarbeitenden vorgenommen werden können.

    Der Monatsabschluss befindet sich unter Zeiterfassung Monatsabschluss. Hier kann ein Monat auch für mehrere Mitarbeitende gleichzeitig abgeschlossen werden.

    Beim Klick auf eine Zeile erscheint eine Übersicht des entsprechenden Mitarbeiters für den ausgewählten Monat. Bei Unklarheiten oder Rückfragen kann hier auch direkt eine Nachricht an den Mitarbeitenden gesendet werden.

  • Ein Projekt kann entweder für alle oder nur für ausgewählte Teams sichtbar sein. Die Sichtbarkeit eines Projekts lässt sich in den Projekteinstellungen steuern.

    Mitarbeitende sehen bei der Zeiterfassung jeweils nur die Projekte zur Auswahl, welche für sie via Projekteinstellungen sichtbar sind.

Absenzen
  • Mitarbeitende können ihre Absenzen direkt eintragen und damit beantragen. Damit eine Absenz definitiv eingetragen wird, muss diese dann von einem Vorgesetzten (Teamleiter oder Administratorin) genehmigt werden. Eine Absenzanfrage kann auch mit einer Begründung abgelehnt werden, welche dann für den Mitarbeitenden ersichtlich ist.

    Auch die Änderung oder Löschung von bestehenden Absenzen ist via Absenzanfrage durch Mitarbeitende möglich.

    Bei den jeder Aktion (Erstellen der Absenzanfrage, Genehmigung, Ablehnung) werden die involvierten Personen per E-Mail informiert. Die E-Mail-Benachrichtigungen können unter Absenzen Absenzanfragen unten auf der Seite deaktiviert werden.

    Tipp für Vorgesetzte: Unter Absenzen Absenzanfragen kann bei jeder Absenzanfrage auf das Datum geklickt werden. Damit gelangt man zum Team-Kalender für das entsprechende Datum und sieht so die Anwesenheiten des Teams für diesen Zeitraum auf einen Blick.

  • Ja, die E-Mail-Benachrichtigungen könnten unter Absenzen Absenzanfragen unten auf der Seite deaktiviert werden.

  • Absenzen aus hakuna können in verschiedenen Kalenderprogrammen eingebunden werden, wie zum Beispiel Apple Kalender, Google Calendar, Microsoft Outlook. Danach werden die Absenzen von hakuna in dem persönlichen Kalender automatisch synchronisiert.

    Dazu auf der jeweiligen Kalenderansicht unter Absenzen Persönlich oder Absenzen Mitarbeiter am Ende der Seite den “Kalender abonnieren“-Link drücken

    Kalender in hakuna abonnieren.
    Kalender in hakuna abonnieren.
    Kalender in hakuna abonnieren.

    Danach kann die kopierte Kalender-URL in einem Kalenderprogramm eingebunden werden.

    Google Calendar

    Im Google Kalender das Plus neben “Weitere Kalender hinzufügen” klicken und und die Option “Per URL” auswählen.

    Kalender-Abonnement in Google calendar hinzufügen.
    Kalender-Abonnement in Google calendar hinzufügen.
    Kalender-Abonnement in Google calendar hinzufügen.

    Outlook (2007 oder neuer) für Windows

    1. Extras → Kontoeinstellungen
    2. Unter “Internetkalender” auf “Neu” klicken
    3. Adresse des Kalendar-Abonnements aus hakuna einfügen
    4. “Hinzufügen” und Name eingeben
    5. Mit Klick auf “OK” sollte der Kalender nun in der linken Spalte angezeigt werden

    Outlook Mac & Office365

    Unter Outlook für Mac lokal können keine Kalender-Abonnements hinzugefügt werden. Wenn Office365 benutzt wird, kann der Kalender jedoch in Outlook Web hinzugefügt werden, er wird dann automatisch ins Outlook auf Mac synchronisiert.

    Kalender-Abonnement in Office 365 hinzufügen.
    Kalender-Abonnement in Office 365 hinzufügen.
    Kalender-Abonnement in Office 365 hinzufügen.

Administration
  • Bei einer Änderung des Pensums kann einfach ein neues Anstellungsverhältnis unter Verwalten "Verwalten" beim Mitarbeiter erstellt werden. Dies stellt sicher, dass keine Daten rückwirkend geändert werden.

    Zur Erfassung eines neuen Anstellungsverhältnisses muss zuerst das bestehende Anstellungsverhältnis bearbeitet und das End-Datum gesetzt werden. Danach kann das neue Anstellungsverhältnis mit dem neuen Pensum erfasst werden.

  • Sobald das Austrittsdatum bekannt ist, kann beim Anstellungsverhältnis der Mitarbeiterin das End-Datum gesetzt werden. hakuna rechnet Sollzeit und Feriensaldo dann automatisch bis zu diesem Zeitpunkt.

    Nach dem Austritt muss lediglich das Benutzerkonto unter Verwalten "Verwalten" beim Benutzer Benutzer deaktivieren deaktiviert werden. Dann hat der Benutzer keinen Zugriff mehr und kann sich nicht mehr einloggen. Die Daten bleiben bestehen und das Benutzerkonto zählt nicht mehr zur Verrechnung.

  • Um einen unbezahlten Urlaub zu erfassen, empfehlen sich folgende Schritte:

    1. Anstellungsverhältnis per letztem Arbeitstag vor dem unbezahlten Urlaub beenden (End-Datum setzen) und ein neues Anstellungsverhältnis per erstem Tag nach dem unbezahlten Urlaub erstellen. So ist sichergestellt, dass für den Zeitraum des unbezahlten Urlaubs keine Sollzeit und kein Ferienanspruch gerechnet wird.
    2. Erfassen einer Absenz für den Zeitraum des unbezahlten Urlaubs. Dies schafft Transparenz, da für alle Mitarbeitenden ersichtlich ist, dass diese Mitarbeiterin abwesend ist.
  • Mittels Anpassungen lassen sich Korrekturen (Gutschriften oder Abzüge) am Zeitsaldo oder Feriensaldo bewerkstelligen. In folgenden Fällen sind Anpassungen zum Beispiel nützlich:

    • Auszahlung von Überstunden
    • Umwandlung von Überstunden in Ferientage
    • Dienstaltersgeschenke in Form von zusätzlichen Ferientagen

    Anpassungen können in der Benutzerverwaltung unter Verwalten "Verwalten" beim Benutzer erfasst werden.

  • hakuna benötigt für jedes Benutzerkonto eine eigene, eindeutige E-Mail-Adresse. Diese wird zum Beispiel für den Login und das optionale Versenden von Benachrichtigungen verwendet.

    Wenn ein Mitarbeiter kein persönliches E-Mail-Konto besitzt (und kein neues beim bestehenden Provider eingerichtet werden kann/soll), gibt es folgende Alternativen:

    1. Nutzen der privaten E-Mail-Adresse
    Falls betroffene Mitarbeiter eine private E-Mail-Adresse besitzen, kann diese problemlos für hakuna verwendet werden.

    2. Erstellen eines E-Mail-Kontos bei einem kostenlosen Anbieter
    Anbieter wie Google oder Microsoft bieten mit Gmail resp. Outlook.com kostenlose E-Mail-Konten an. Diese können ebenfalls problemlos für hakuna verwendet werden.

    3. Nutzen einer “Alias”-E-Mail-Adresse
    Einige E-Mail-Anbieter unterstützen sogenannte “Alias”-Adressen. Eine Alias-Adresse sieht so aus:

    • vorname.name+etwas@meinefirma.ch
    • vorname.name+etwasanderes@meinefirma.ch

    Wenn ein Anbieter dies unterstützt, werden automatisch alle E-Mails, welche an eine solche Adresse gesendet werden, an vorname.name@meinefirma.ch gesendet. Nach dem “+” kann jedes beliebige Wort eingesetzt werden. Im Falle von Mitarbeitern ohne E-Mail-Adresse könnten diese dann zum Beispiel so in hakuna erfasst werden:

    • info+mitarbeiter1@meinefirma.ch
    • info+mitarbeiter2@meinefirma.ch
    • info+mitarbeiter3@meinefirma.ch

    Alle E-Mails landen dann automatisch im Postfach von info@meinefirma.ch. Ob dein Anbieter solche “Alias”-Adresse unterstützt, kann ganz einfach herausgefunden werden: Einfach eine E-Mail an dich selbst schicken und in der Empfängeradresse “+zusatz” hinter deinem Namen anfügen.

  • Um Überstunden und nicht bezogene Ferientage einfach ins neue Jahr zu übernehmen, steht jeweils ab 01. Januar unsere automatisierte Datenübernahme zur Verfügung. Damit können Saldi ganz einfach für ausgewählte Benutzer ins neue Jahr übernommen werden.

    Sobald die Übernahme verfügbar ist, erscheint unter VerwaltenBenutzer eine entsprechende Meldung.

    Durch einen Klick auf Übernahme starten erscheint die Übernahmeansicht:

    Automatisierte Datenübernahme
    Automatisierte Datenübernahme
    Automatisierte Datenübernahme

    Für alle ausgewählten Benutzer wird automatisch je eine Anpassung für Überstunden und Ferientage erstellt. Die Übernahme kann auch schrittweise erfolgen, es müssen nicht die Saldi aller Benutzer gleichzeitig übernommen werden (in diesem Fall einfach den Haken nicht setzen). Ebenfalls können hier gleich Korrekturen vorgenommen werden. Die Anpassungen können danach wie bisher in der Benutzerverwaltung geändert werden.

    Wichtig: Vor der Übernahme sollte geprüft werden, ob die entsprechenden Mitarbeiter ihre Arbeitszeit bereits vollständig eingetragen haben. Bereits existierende Anpassungen im neuen Jahr werden nicht berücksichtigt.

  • Mit Anstellungsverhältnissen wird die Berechnungsgrundlage für die Sollarbeitszeit festgelegt.

    Für einen Mitarbeiter können beliebig viele Anstellungsverhältnisse definiert werden, somit lassen sich z.B. Veränderungen des Pensums oder der Ferientage einfach abbilden. Wichtig: Für einen Zeitraum darf immer nur jeweils ein Arbeitsverhältnis aktiv sein.

    Beim Erstellen eines neuen Arbeitsverhältnisses wird mindestens ein Start-Datum und ein %-Pensum benötigt. Falls das End-Datum leer gelassen wird, gilt das Anstellungsverhältnis als unbefristet. Wenn ein neues unbefristetes Arbeitsverhältnis erstellt wird, muss vorher ein allfällig bestehendes unbefristetes Arbeitsverhältnis zuerst beendet werden.

    Neben Laufzeit und %-Pensum des Arbeitsverhältnisses können noch weitere, benutzerspezifische Anpassungen vorgenommen werden:

    Arbeitszeit

    Standardmässig wird für die Berechnung der Sollarbeitszeit die in der Konfiguration definierte “Arbeitsstunden pro Woche” verwendet. Die Arbeitszeit pro Woche kann hier pro Arbeitsverhältnis überschrieben werden. Dies ist zum Beispiel hilfreich, wenn einzelne Mitarbeiter mehr oder weniger Stunden pro Woche arbeiten und eine Abbildung mit %-Pensum nicht ausreichend ist.

    Wichtig: Mit dieser Einstellung werden die Arbeitsstunden pro Woche absolut festgelegt, das definierte %-Pensum hat auf diese keinen Einfluss.

    Ferien

    Für die Berechnung der Ferientage wird standardmässig die in der Konfiguration definierte Anzahl “Ferientage pro Jahr” verwendet. Die Ferientage können hier pro Arbeitsverhältnis überschrieben werden. Dies ist zum Beispiel hilfreich, wenn ein Mitarbeiter aufgrund des Dienstalters zusätzliche Ferientage erhält.

    Wichtig: Mit dieser Einstellung werden die Ferientage pro Jahr absolut festgelegt, das definierte %-Pensum hat auf diese keinen Einfluss.

    Arbeitsplan

    Der Arbeitsplan definiert, an welchen Halbtagen ein Mitarbeiter arbeitet. Weitere Informationen zu Arbeitsplänen findest du hier.

  • hakuna unterstützt die beiden gängigsten Teilzeitmodelle in der Schweiz. Für jeden Mitarbeiter kann ein Arbeitsplan erfasst werden, siehe auch den Support-Artikel Arbeitspläne unten.

    Teilzeitmodell 1: Arbeit an Einzeltagen

    Anna arbeitet 80% und ihr Arbeitsplan sieht wie folgt aus:

      Mo Di Mi Do Fr Sa So
    Vormittag    
    Nachmittag        

    In ihrer Firma wird 40 Stunden pro Woche gearbeitet. Annas Sollzeit pro Woche beträgt deshalb 40 Stunden * 0.8 = 32 Stunden. Diese werden auf die 8 Halbtage verteilt. Ein Halbtag entspricht so 4 Stunden. Ist Anna nun am Dienstag und Mittwoch krank, werden ihr 3 Halbtage gutgeschrieben, sie erhält 12 Stunden Gutschrift.

    Teilzeitmodell 2: Teilzeitarbeit an 5 Tagen pro Woche

    Veton arbeitet 80% und sein Arbeitsplan sieht wie folgt aus:

      Mo Di Mi Do Fr Sa So
    Vormittag    
    Nachmittag    

    In seiner Firma wird 40 Stunden pro Woche gearbeitet. Vetons Sollzeit pro Woche beträgt deshalb 40 Stunden * 0.8 = 32 Stunden. Diese werden auf die 10 Halbtage verteilt. Ein Halbtag entspricht so 3.2 Stunden. Vetons Sollzeit pro Tag ist deshalb 6.4 Stunden. Ist Veton am Dienstag und Mittwoch krank, werden ihm 4 Halbtage zugeschrieben. Er erhält 12.8 Stunden gutgeschrieben.

  • Für jeden Mitarbeiter können im Arbeitsplan seine Arbeitstage erfasst werden. Der Arbeitsplan definiert, wieviel Zeit dieser Mitarbeiter an diesem einen Tag arbeitet. Diese Zeit wird bei Arbeitszeitgutschriften wie Krankheit oder gesetzlichen Absenzen gutgeschrieben.

    Der Arbeitsplan ist im Anstellungsverhältnis unter Verwalten "Verwalten" beim Benutzer Anstellungsverhältnisse integriert. Nach dem Aktivieren der Teilzeit-Option kann im Arbeitsplan definiert werden, an welchen Halbtagen eine Mitarbeiterin arbeitet.

  • Um eine Stundenreduktion vor dem Tag eines Feiertags (z.B. am Gründonnerstag vor dem Karfreitag) zu erfassen, kann dafür einfach ein separater Feiertag erfasst werden. Unter “Dauer” kann hier dann z.B. “Reduzierte Sollzeit am Nachmittag” ausgewählt und der Wert auf eine Stunde gesetzt werden.

    Für Mitarbeitende, welche gemäss Arbeitsplan an diesem Halbtag arbeiten, reduziert sich die Sollzeit an diesem Halbtag dann automatisch um den definierten Wert.

  • Ja! hakuna unterstützt für die Berechnung des Anspruchs von Feiertagen zwei Modi:

    1. Effektiv: An Feiertagen, die auf einen effektiven Arbeitstag (gem. Arbeitsplan) fallen, wird die Sollzeit auf 0 reduziert. Teilzeit-Mitarbeiter haben keinen Anspruch auf Feiertage, die auf Nicht-Arbeitstage fallen.
    2. Pro Rata: Mitarbeiter erhalten für jeden Feiertag eine pensums-abhängige Sollzeitreduktion. So erhält z.B. jeder 80%-Mitarbeitende eine 80% Sollzeitreduktion durch einen Karfreitag, unabhängig davon, ob der Freitag laut Arbeitsplan einen Arbeitstag darstellt oder nicht.

    Der gewünschte Modus kann im Feiertagsprofil hinterlegt werden.

Verrechnung
  • Wir verrechnen immer nur die Anzahl der aktiven Benutzer. Die Verrechnung ist dynamisch und geschieht tagesgenau.

    Erhöht sich die Anzahl Benutzer, erstellen wir automatisch eine Rechnung mit dem Differenzbetrag. Reduziert sich die Zahl, gibt es eine Gutschrift, welche mit künftigen Rechnungen verrechnet wird.

  • Nein, deaktivierte Benutzerkonten zählen nicht zur Verrechnung. Wir verrechnen immer nur die Anzahl aktiver Benutzer in hakuna.

  • Benutzerkonten, welche keine Arbeitszeit erfassen (z.B. Administratoren, welche nur Verwalten oder Daten auswerten), sind ebenfalls kostenpflichtig. Wir verrechnen immer alle aktiven Benutzerkonten, unabhängig davon, ob Zeit erfasst wird.

Account
  • Falls du dein Passwort für dein hakuna-Konto vergessen hast, kannst du es jederzeit ganz einfach zurücksetzen:

    1. Trage hier deine bei hakuna hinterlegte E-Mail-Adresse ein.
    2. Folge dem Link, den wir der per E-Mail zusenden.
    3. Setze dein neues Passwort. Bitte achte darauf, ein starkes Passwort zu verwenden (mindestens 8 Zeichen; klein- und grossgeschriebene Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen).
  • Dein Anzeigebild kannst du direkt innerhalb von hakuna ändern. Klicke dazu oben rechts auf deine Anzeigebild und wähle “Mein Profil”. Hier kannst du ein neues Bild von deinem Computer hochladen.

Verschiedenes
Integrationen & Schnittstellen
  • Ja! hakuna verfügt über eine Integration zu bexio, mit welcher Stammdaten aus bexio nach hakuna importiert und Arbeitsstunden von hakuna nach bexio zur Verrechnung exportiert werden können.

    Die bexio-Integration befindet sich innerhalb von hakuna unter Verwalten Tools bexio.

  • Wir bieten zur Zeit nur eine eingebaute Integration zu bexio an.

    Mit der hakuna-API ist es aber möglich, hakuna in die bestehende Systemlandschaft zu integrieren. Wir bieten in diesem Bereich allerdings keine Dienstleistungen an.

  • Sämtliche in hakuna erfassten Zeiteinträge, Absenzen und Anpassungen können als Excel-Datei exportiert weden.

    Der Export kann von Administratoren innerhalb von hakuna unter Verwalten Tools Export aufgerufen werden.

  • hakuna verfügt über eine REST-API, die einen programmatischen Zugriff erlaubt. Eine ausführliche Dokumentation zur API und deren Verwendung findet sich hier.

Raffael Schmid
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