Support

Hier einige wichtige Informationen, die euch den Einstieg in hakuna erleichtern sollten:

• Die Zeiterfassung geschieht über Zeiteinträge, die entweder per Timer (Start, Stopp) oder manuell (von, bis) erfasst werden.
  Weitere Informationen: Timer starten, Tastaturkurzbefehle

• Die Sollzeit ist fixiert und basiert auf dem Anstellungsverhältnis des jeweiligen Mitarbeiters. Mit dem Anstellungsverhältnis lassen sich auch Teilzeitpensen einfach abbilden.
  Weitere Informationen: Anstellungsverhältnisse verwalten, Arbeitspläne, Teilzeitarbeit

• Neue Mitarbeiter lassen sich ganz einfach per E-Mail einladen. Mitarbeiter können deaktiviert oder gelöscht werden.
  Weitere Informationen: Benutzer einladen

• Absenzen (Krankheit, Ferien usw.) ergeben eine Zeitgutschrift, die der Sollzeit in dem abwesenden Zeitraum entspricht. Die Berechnung geschieht vollautomatisch.

• Anpassungen (von Arbeitszeit oder Ferientage) lassen sich pro Mitarbeiter erfassen.
  Weitere Informationen: Anpassungen verwalten, Saldi übernehmen

• Rollen können pro Mitarbeiter zugewiesen werden. Administratoren haben vollen Zugriff und können alles einsehen und verwalten. Teamleiter haben Zugriff auf die Arbeitszeit und Absenzen der Teammitglieder, welches eine effiziente Ressourcenplanung ermöglicht.
  Weitere Informationen: Teamleiter hinzufügen, Administrator hinzufügen

• Teamleiter und Administratoren können Absenzen direkt erfassen oder von Mitarbeiter beantragte Absenzen genehmigen.
  Weitere Informationen: Absenzanfragen

• Zeiteinträge lassen sich auf Projekte buchen.

In hakuna gibt es links einen «Feedback»-Knopf um uns jederzeit zu kontaktieren. Wir freuen uns auf jegliches Feedback!

Saldi können mittels den “Anpassungen” von einer bestehenden Zeiterfassung übernommen werden. “Anpassungen” werden auf einen Zeittyp wie Arbeit oder Ferien erfasst. So lassen sich Gutschriften oder Abzüge bei Arbeitszeit- oder Feriensaldo bewerkstelligen.

Mehr zu den “Anpassungen” findest du im Support Artikel Anpassungen verwalten.

Der Timer ist die einfachste und bequemste Art der Zeiterfassung: Mit einem einfachen Klick startest du ihn, sobald dein Arbeitstag beginnt. Wenn du deine wohlverdiente Mittagspause einlegen möchtest, stoppst du ihn wieder genau so einfach.

Zeittyp und Projekt werden automatisch vom letzten Zeiteintrag übernommen. Nach dem Starten kannst du diese Vorauswahl durch einen Klick auf “Bearbeiten” direkt für den laufenden Timer ändern.

Alternativ kannst du auch den Zeiterfassungsdialog benutzen; dieser ist über den Link “Zeit eintragen” erreichbar. Trägst du kein Ende ein, wird ein Timer mit den getroffenen Einstellungen gestartet.

Zur einfacheren Zeiterfassung unterstützt hakuna folgende Tastaturkurzbefehle:

• t: Timer starten bzw. stoppen
• a: Zeiterfassungsdialog öffnen

Jeder Mitarbeiter kann seine Absenzen selbst mittels “Absenz hinzufügen” erfassen. Der Clou: Diese Absenzen werden noch nicht definitiv erfasst, sondern erst provisorisch. Anschliessend können sie vom entsprechenden Teamleiter oder einem Administrator genehmigt werden. Erst dann sind sie definitiv erfasst und werden in den Auswertungen berücksichtigt.

Teamleiter und Administratoren können diese Absenzen in einer Übersicht unter “Offene Anfragen” anzeigen und genehmigen.

Mit einem Klick auf das entsprechende Datum ist auch eine Vergleichsansicht über alle Teammitglieder möglich. So lassen sich Überschneidungen verhindern und die Ressourcen besser planen.

Absenzen aus hakuna können in verschiedenen Kalenderprogrammen eingebunden werden, wie zum Beispiel Apple Kalender, Google Calendar, Microsoft Outlook. Danach werden die Absenzen von hakuna in dem persönlichen Kalender automatisch synchronisert.

Dazu auf der jeweiligen Kalenderansicht (“Meine Absenzen” oder “Absenzen Mitarbeiter”) am Ende der Seite den “Kalender abonnieren”-Knopf drücken

Danach kann die kopierte Kalender-URL in einem Kalenderprogramm eingebunden werden.

Google Calendar

Im Google Kalender das Plus neben “Weitere Kalender hinzufügen” klicken und und die Option “Per URL” auswählen.

Outlook (2007 oder neuer) für Windows

1. Extras → Kontoeinstellungen
2. Unter “Internetkalender” auf “Neu” klicken
3. Adresse des Kalendar-Abonnements aus hakuna einfügen
4. “Hinzufügen” und Name eingeben
5. Mit Klick auf “OK” sollte der Kalender nun in der linken Spalte angezeigt werden

Outlook Mac & Office365

Unter Outlook für Mac lokal können keine Kalender-Abonnements hinzugefügt werden. Wenn Office365 benutzt wird, kann der Kalender jedoch in Outlook Web hinzugefügt werden, er wird dann automatisch ins Outlook auf Mac synchronisiert.

Mittels Anpassungen lassen sich Gutschriften oder Abzüge bei Arbeitszeit- oder Feriensaldo bewerkstelligen.

Das Management der Anpassungen findet sich in der Benutzerverwaltung (“Verwalten” → ”Benutzer”) und ist nur der Administration zugänglich.

Um einen neuen Benutzer hinzuzufügen, klicke auf den Button “Benutzer einladen” in der Benutzerverwaltung. Wir senden dann ein Einladungsmail an die Adresse des Benutzers. Sobald dieser dem Einladungslink folgt und sein Profil vervollständigt, wird er in der Benutzerverwaltung aufgelistet.

Mitarbeiter ohne persönliche E-Mail-Adresse

hakuna benötigt für jedes Benutzerkonto eine eigene, eindeutige E-Mail-Adresse. Diese wird zum Beispiel für den Login und das optionale Versenden von Benachrichtigungen verwendet.

Wenn ein Mitarbeiter kein persönliches E-Mail-Konto besitzt (und kein neues beim bestehenden Provider eingerichtet werden kann/soll), gibt es ein paar Alternativen:

1. Nutzen der privaten E-Mail-Adresse
Falls betroffene Mitarbeiter eine private E-Mail-Adresse besitzen, kann diese problemlos für hakuna verwendet werden.

2. Erstellen eines E-Mail-Kontos bei einem kostenlosen Anbieter
Anbieter wie Google oder Microsoft bieten mit Gmail resp. Outlook.com kostenlose E-Mail-Konten an. Diese können ebenfalls problemlos für hakuna verwendet werden.

3. Nutzen einer “Alias”-E-Mail-Adresse
Einige E-Mail-Anbieter unterstützen sogenannte “Alias”-Adressen. Eine Alias-Adresse sieht so aus:

• vorname.name+etwas@meinefirma.ch
• vorname.name+etwasanderes@meinefirma.ch

Wenn ein Anbieter dies unterstützt, werden automatisch alle E-Mails, welche an eine solche Adresse gesendet werden, an vorname.name@meinefirma.ch gesendet. Nach dem “+” kann jedes beliebige Wort eingesetzt werden. Im Falle von Mitarbeitern ohne E-Mail-Adresse könnten diese dann zum Beispiel so in hakuna erfasst werden:

• info+mitarbeiter1@meinefirma.ch
• info+mitarbeiter2@meinefirma.ch
• info+mitarbeiter3@meinefirma.ch

Alle E-Mails landen dann automatisch im Postfach von info@meinefirma.ch. Ob dein Anbieter solche “Alias”-Adresse unterstützt, kann ganz einfach herausgefunden werden: Einfach eine E-Mail an dich selbst schicken und in der Empfängeradresse “+zusatz” hinter deinem Namen anfügen.

Die Teamleiter-Rolle in hakuna gibt einem Benutzer zusätzliche Berechtigungen innerhalb eines Teams. So kann ein Teamleiter beispielsweise die Absenzen der Teammitglieder genehmigen oder deren erfassten Zeiten einsehen.

Einem bestehenden Benutzer die Teamleiter-Rolle zuzuweisen, ist ganz einfach:

1. Klicke in der Benutzerverwaltung beim entsprechenden Benutzer auf “Rollen”
2. Klicke “Neue Benutzerrolle”
3. Wähle die Rolle “Teamleiter” aus
4. Wähle unter “Resource” das gewünschte Team aus

Falls ein Benutzer mehrere Teams verwaltet, wiederhole ganz einfach die Schritte 2 bis 4.

Ein Administrator hat Zugriff auf alle Einstellungsmöglichkeiten und kann sämtliche Zeiteinträge und Absenzen verwalten. Die Administrator-Rolle erlaubt auch das Verwalten von Benutzern, Anstellungsverhältnissen etc.

Um einem bestehenden Benutzer die Administrator-Rolle zuzuweisen, gehst du folgendermassen vor:

1. Klicke in der Benutzerverwaltung beim entsprechenden Benutzer auf “Rollen”
2. Klicke “Neue Benutzerrolle”
3. Wähle die Rolle “Administrator” aus

Um Überstunden und nicht bezogene Ferientage einfach ins neue Jahr zu übernehmen, steht jeweils ab 01. Januar unsere automatisierte Datenübernahme zur Verfügung. Damit können Saldi ganz einfach für ausgewählte Benutzer ins neue Jahr übernommen werden.

Sobald die Übernahme verfügbar ist, erscheint unter Verwalten → Benutzer eine entsprechende Meldung.

Durch einen Klick auf Übernahme starten erscheint die Übernahmeansicht:

Für alle ausgewählten Benutzer wird automatisch je eine Anpassung für Überstunden und Ferientage erstellt. Die Übernahme kann auch schrittweise erfolgen, es müssen nicht die Saldi aller Benutzer gleichzeitig übernommen werden (in diesem Fall einfach den Haken nicht setzen). Ebenfalls können hier gleich Korrekturen vorgenommen werden. Die Anpassungen können danach wie bisher in der Benutzerverwaltung geändert werden.

Wichtig: Vor der Übernahme sollte geprüft werden, ob die entsprechenden Mitarbeiter ihre Arbeitszeit bereits vollständig eingetragen haben. Bereits existierende Anpassungen im neuen Jahr werden nicht berücksichtigt.

Mit Anstellungsverhältnissen wird die Berechnungsgrundlage für die Sollarbeitszeit festgelegt.

Für einen Mitarbeiter können beliebig viele Anstellungsverhältnisse definiert werden, somit lassen sich z.B. Veränderungen des Pensums oder der Ferientage einfach abbilden. Wichtig: Für einen Zeitraum darf immer nur jeweils ein Arbeitsverhältnis aktiv sein.

Beim Erstellen eines neuen Arbeitsverhältnisses wird mindestens ein Start-Datum und ein %-Pensum benötigt. Falls das End-Datum leer gelassen wird, gilt das Anstellungsverhältnis als unbefristet. Wenn ein neues unbefristetes Arbeitsverhältnis erstellt wird, muss vorher ein allfällig bestehendes unbefristetes Arbeitsverhältnis zuerst beendet werden.

Neben Laufzeit und %-Pensum des Arbeitsverhältnisses können noch weitere, benutzerspezifische Anpassungen vorgenommen werden:

Arbeitszeit

Standardmässig wird für die Berechnung der Sollarbeitszeit die in der Konfiguration definierte “Arbeitsstunden pro Woche” verwendet. Die Arbeitszeit pro Woche kann hier pro Arbeitsverhältnis überschrieben werden. Dies ist zum Beispiel hilfreich, wenn einzelne Mitarbeiter mehr oder weniger Stunden pro Woche arbeiten und eine Abbildung mit %-Pensum nicht ausreichend ist.

Wichtig: Mit dieser Einstellung werden die Arbeitsstunden pro Woche absolut festgelegt, das definierte %-Pensum hat auf diese keinen Einfluss.

Ferien

Für die Berechnung der Ferientage wird standardmässig die in der Konfiguration definierte Anzahl “Ferientage pro Jahr” verwendet. Die Ferientage können hier pro Arbeitsverhältnis überschrieben werden. Dies ist zum Beispiel hilfreich, wenn ein Mitarbeiter aufgrund des Dienstalters zusätzliche Ferientage erhält.

Wichtig: Mit dieser Einstellung werden die Ferientage pro Jahr absolut festgelegt, das definierte %-Pensum hat auf diese keinen Einfluss.

Arbeitsplan

Der Arbeitsplan definiert, an welchen Halbtagen ein Mitarbeiter arbeitet. Weitere Informationen zu Arbeitsplänen findest du hier.

hakuna unterstützt die beiden gängigsten Teilzeitmodelle in der Schweiz. Für jeden Mitarbeiter kann ein Arbeitsplan erfasst werden, siehe auch den Support-Artikel Arbeitspläne.

Teilzeitmodell 1: Arbeit an Einzeltagen

Anna arbeitet 80% und ihr Arbeitsplan sieht wie folgt aus:

In ihrer Firma wird 40 Stunden pro Woche gearbeitet. Annas Sollzeit pro Woche beträgt deshalb 40 Stunden * 0.8 = 32 Stunden. Diese werden auf die 8 Halbtage verteilt. Ein Halbtag entspricht so 4 Stunden. Ist Anna nun am Dienstag und Mittwoch krank, werden ihr 3 Halbtage gutgeschrieben, sie erhält 12 Stunden Gutschrift.

Teilzeitmodell 2: Teilzeitarbeit an 5 Tagen pro Woche

Veton arbeitet 80% und sein Arbeitsplan sieht wie folgt aus:

In seiner Firma wird 40 Stunden pro Woche gearbeitet. Vetons Sollzeit pro Woche beträgt deshalb 40 Stunden * 0.8 = 32 Stunden. Diese werden auf die 10 Halbtage verteilt. Ein Halbtag entspricht so 3.2 Stunden. Vetons Sollzeit pro Tag ist deshalb 6.4 Stunden. Ist Veton am Dienstag und Mittwoch krank, werden ihm 4 Halbtage zugeschrieben. Er erhält 12.8 Stunden gutgeschrieben.

Für jeden Mitarbeiter können im Arbeitsplan seine Arbeitstage erfasst werden. Der Arbeitsplan definiert wieviel Zeit dieser Mitarbeiter an diesem einen Tag arbeitet. Diese Zeit wird bei Arbeitszeitgutschriften wie Krankheit oder gesetzlichen Absenzen gutgeschrieben.

Die Arbeitspläne sind in den Anstellungsverhältnissen integriert. Öffne diese via “Verwalten > Benutzer”. Hier kannst du dann den Arbeitsplan aktivieren und definieren, an welchen Halbtagen ein Mitarbeiter arbeitet.

Weiterführenden Informationen zu den verschiedenen Berechnungen findet sich in Teilzeitarbeit.

Der volle Funktionsumfang von hakuna kann während 14 Tagen völlig kostenfrei und unverbindlich getestet werden. Melde dich auf hakuna.ch an und richte hakuna für deine Organisation ein. Sobald du dich vom Funktionsumfang überzeugen konntest und hakuna nach der Testphase weiterhin benutzen möchtest, werden deine Daten automatisch übernommen.

Das hakuna-Abonnement wird bequem und einfach per Kreditkarte bezahlt. In der Accountverwaltung kannst du jederzeit die Details dazu einsehen und deine Zahlungsdaten anpassen.

Die Bezahlung erfolgt jeweils monatlich im Voraus. Wenn die Anzahl Benutzer innerhalb des Monats ändert, wird der Betrag der darauffolgenden Rechnung entsprechend angepasst.

Sobald der Betrag von deiner Kreditkarte abgezogen wird, erhältst du automatisch eine E-Mail mit der dazugehörigen Quittung. Diese kannst du danach auch jederzeit in der Accountverwaltung herunterladen.

Eine jährliche Bezahlung per Überweisung ist auf Anfrage möglich.

Falls du dein Passwort für dein hakuna-Konto vergessen hast, kannst du es jederzeit ganz einfach neu setzen:

1. Trage hier deine bei hakuna hinterlegte E-Mailadresse ein
2. Folge dem Link, den wir der per E-Mail zusenden
3. Setze ein neues Passwort

Dein Anzeigebild kannst du direkt innerhalb von hakuna ändern. Klicke dazu oben rechts auf deinen Namen und wähle “Profil”. Hier kannst du ein neues Bild von deinem Computer hochladen.

Wir entwickeln hakuna so, dass es moderne Web-Browser unterstützt. Wir unterstützen die aktuellen Versionen von Chrome, Firefox, Safari und Microsoft Edge.

Sämtliche Zeiteinträge in hakuna lassen sich als CSV-Datei exportieren. Diese kommagetrennten Textdatei kann beispielsweise in Microsoft Excel oder Google Spreadsheets importiert werden.

Administratoren können die Zeiteinträge unter “Verwalten” > “Export” exportieren.

hakuna unterstützt eine Web-API, die einen programmatischen Zugriff erlaubt. Eine ausführliche Dokumentation zur API und deren Verwendung findet sich hier.