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Informationen zu hakuna und Antworten auf die häufigsten Fragen

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Erste Schritte
Zeiterfassung
  • Allgemein

    • Tastaturkurzbefehle: Durch Drücken der a-Taste auf der Tastatur öffnet sich der “Zeit erfassen”-Dialog. Drücken der t-Taste startet oder stoppt den Timer.
    • Im “Zeit erfassen”-Dialog kann mit der Tabulatortaste zwischen den Eingabefeldern hin und her gesprungen werden.

    Erfassung mit Timer

    • Falls ein Timer läuft, kann die Tätigkeit jederzeit via “Zeit erfassen” gewechselt werden. Der laufende Timer wird automatisch beendet.
    • Bei bestehenden Zeiteinträgen kann jederzeit die “Start”-Taste gedrückt werden um diese Tätigkeit wieder aufzunehmen. Falls ein anderer Timer aktiv ist, wird dieser automatisch beendet.
  • Mit dem Monatsabschluss können Vorgesetzte einen Monat für Mitarbeitende prüfen und abschliessen, sodass danach keine Änderungen mehr durch den Mitarbeitenden vorgenommen werden können.

    Der Monatsabschluss befindet sich unter ZeiterfassungMonatsabschluss. Hier kann ein Monat auch für mehrere Mitarbeitende gleichzeitig abgeschlossen werden.

    Beim Klick auf eine Zeile erscheint eine Übersicht des entsprechenden Mitarbeiters für den ausgewählten Monat. Bei Unklarheiten oder Rückfragen kann hier auch direkt eine Nachricht an den Mitarbeitenden gesendet werden.

  • Ein Projekt kann entweder für alle oder nur für ausgewählte Teams sichtbar sein. Die Sichtbarkeit eines Projekts lässt sich in den Projekteinstellungen steuern.

    Mitarbeitende sehen bei der Zeiterfassung jeweils nur die Projekte zur Auswahl, welche für sie via Projekteinstellungen sichtbar sind.

Absenzen
  • Mitarbeitende können ihre Absenzen direkt eintragen und damit beantragen. Damit eine Absenz definitiv eingetragen wird, muss diese dann von einem Vorgesetzten (Teamleiter oder Administratorin) genehmigt werden. Eine Absenzanfrage kann auch mit einer Begründung abgelehnt werden, welche dann für den Mitarbeitenden ersichtlich ist.

    Auch die Änderung oder Löschung von bestehenden Absenzen ist via Absenzanfrage durch Mitarbeitende möglich.

    Bei den jeder Aktion (Erstellen der Absenzanfrage, Genehmigung, Ablehnung) werden die involvierten Personen per E-Mail informiert. Die E-Mail-Benachrichtigungen können unter AbsenzenAbsenzanfragen unten auf der Seite deaktiviert werden.

    Tipp für Vorgesetzte: Unter AbsenzenAbsenzanfragen kann bei jeder Absenzanfrage auf das Datum geklickt werden. Damit gelangt man zum Team-Kalender für das entsprechende Datum und sieht so die Anwesenheiten des Teams für diesen Zeitraum auf einen Blick.

  • Ja, die E-Mail-Benachrichtigungen könnten unter AbsenzenAbsenzanfragen unten auf der Seite deaktiviert werden.

  • Absenzen aus hakuna können in verschiedenen Kalenderprogrammen eingebunden werden, wie zum Beispiel Apple Kalender, Google Calendar, Microsoft Outlook. Danach werden die Absenzen von hakuna in dem persönlichen Kalender automatisch synchronisiert.

    Dazu auf der jeweiligen Kalenderansicht unter AbsenzenPersönlich oder AbsenzenMitarbeiter am Ende der Seite den “Kalender abonnieren“-Link drücken

    Kalender in hakuna abonnieren.
    Kalender in hakuna abonnieren.
    Kalender in hakuna abonnieren.

    Danach kann die kopierte Kalender-URL in einem Kalenderprogramm eingebunden werden.

    Google Calendar

    Im Google Kalender das Plus neben “Weitere Kalender hinzufügen” klicken und und die Option “Per URL” auswählen.

    Kalender-Abonnement in Google calendar hinzufügen.
    Kalender-Abonnement in Google calendar hinzufügen.
    Kalender-Abonnement in Google calendar hinzufügen.

    Outlook (2007 oder neuer) für Windows

    1. Extras → Kontoeinstellungen
    2. Unter “Internetkalender” auf “Neu” klicken
    3. Adresse des Kalendar-Abonnements aus hakuna einfügen
    4. “Hinzufügen” und Name eingeben
    5. Mit Klick auf “OK” sollte der Kalender nun in der linken Spalte angezeigt werden

    Outlook Mac & Office365

    Unter Outlook für Mac lokal können keine Kalender-Abonnements hinzugefügt werden. Wenn Office365 benutzt wird, kann der Kalender jedoch in Outlook Web hinzugefügt werden, er wird dann automatisch ins Outlook auf Mac synchronisiert.

    Kalender-Abonnement in Office 365 hinzufügen.
    Kalender-Abonnement in Office 365 hinzufügen.
    Kalender-Abonnement in Office 365 hinzufügen.

Spesen
  • Die Spesenverwaltung in hakuna erlaubt es, Spesen von der Erfassung bis zur Genehmigung und Weiterverarbeitung abzubilden.

    Die Spesenfunktion befindet sich in hakuna unter dem Menüpunkt Spesen und ist in folgende Bereiche gegliedert:

    Erfassung

    Hier erfassen Mitarbeitende ihre Spesen.

    • Spesen können einem Projekt (sofern das Projektmodul aktiviert ist) und einer Kategorie zugewiesen werden.
    • Für Spesen kann ein Betrag oder eine Anzahl km (je nach ausgewählter Kategorie) erfasst werden.
    • Zur Nachvollziehbarkeit kann ein Foto der Quittung hinterlegt werden. Wenn Spesen via Smartphone-App erfasst werden, kann die Quittung direkt fotografiert werden.
    • Es kann definiert werden, ob die erfassten Spesen rückerstattbar sind oder nicht.

    Die Spesenkategorien können unter VerwaltenSpesenkategorien durch Administratoren verwaltet werden.

    Genehmigung

    Hier können Vorgesetzte (Teamleiter oder Administratorinnen) die Spesen prüfen und genehmigen. Die erfassten Spesen werden pro Mitarbeiter und nach Rückerstattbarkeit gruppiert.

    Verarbeitung

    Hier können Administratoren Spesen als verarbeitet markieren, sobald diese z.B. für den Lohnlauf oder in die Buchhaltung weitergegeben werden. Nach der Verarbeitung kann ein PDF zur Ablage heruntergeladen werden.

    Ablage

    Hier werden verarbeitete Speseneinträge zusammengefasst und können von Administratorinnen als PDF heruntergeladen werden. Die Speseneinträge sind jeweils nach rückerstattbar/nicht rückerstattbar gruppiert. Das PDF enthält alle wichtigen Informationen inkl. Fotos der Quittungen und eignet sich damit ideal zur Ablage (z.B. Buchhaltung).

  • Ja, es können bei einer Spesenkategorie Standardkosten hinterlegt werden. Sobald eine solche Spesenkategorie bei der Erfassung ausgewählt wird, wird das “Kosten”-Feld automatisch auf die Standardkosten der Kategorie gesetzt.

Administration
  • Berechtigungen werden mit Rollen gesteuert und können in der Benutzerverwaltung (Verwalten"Verwalten" beim BenutzerBerechtigungen) konfiguriert werden.

    Es gibt in hakuna folgende Rollen:

    • Kontoinhaber: Kann das hakuna-Abo und Zahlungseinstellungen verwalten (inkl. Konto kündigen und löschen).
    • Administrator: Hat Zugriff auf alle Bereiche (ausser der Aboverwaltung) und kann alles verwalten sowie genehmigen.

    Wenn das Projekt-Modul (Pro-Abo) aktiviert ist:

    • Projektmanager: Kann Projekte verwalten und deren Details einsehen.

    Wenn das Team-Modul (Pro-Abo) aktiviert ist:

    • Teamleiter: Kann die Daten aller Mitglieder verwalten und Absenzen sowie Monatsabschlüsse vom gesamten Team genehmigen (inkl. von sich selber).
    • Teamleiter (eingeschränkt): Teamleiter, der nur Zugriff auf die direkten Mitglieder erhält (ohne Teamleiter) und eigene Absenzen und Monatsabschlüsse bewilligen lassen muss.

    Ohne zugewiesene Rolle haben Benutzer ausschliesslich Zugriff auf ihre eigenen Daten und können Absenzanfragen erstellen (wenn das Absenzanfragen-Modul aktiviert ist).

  • Bei einer Änderung des Pensums kann einfach ein neues Anstellungsverhältnis unter Verwalten"Verwalten" beim Mitarbeiter erstellt werden. Dies stellt sicher, dass keine Daten rückwirkend geändert werden.

    Zur Erfassung eines neuen Anstellungsverhältnisses muss zuerst das bestehende Anstellungsverhältnis bearbeitet und das End-Datum gesetzt werden. Danach kann das neue Anstellungsverhältnis mit dem neuen Pensum erfasst werden.

  • Sobald das Austrittsdatum bekannt ist, kann beim Anstellungsverhältnis der Mitarbeiterin das End-Datum gesetzt werden. hakuna rechnet Sollzeit und Feriensaldo dann automatisch bis zu diesem Zeitpunkt.

    Nach dem Austritt muss lediglich das Benutzerkonto unter Verwalten"Verwalten" beim BenutzerBenutzer deaktivieren deaktiviert werden. Dann hat der Benutzer keinen Zugriff mehr und kann sich nicht mehr einloggen. Die Daten bleiben bestehen und das Benutzerkonto zählt nicht mehr zur Verrechnung.

  • Ja, die Kontoinhaberschaft kann unter VerwaltenEinstellungenKontoinhaberschaft übertragen (ganz unten) auf eine andere Person übertragen werden.

    Diese Funktion ist nur für aktuelle Kontoinhabende ersichtlich. Die Änderung tritt nach der Bestätigung per sofort in Kraft. Nach der Übertragung erhält das eigene Konto die Rolle Administrator.

    Es kann nur eine Person innerhalb einer Firma oder Organisation die Rolle Kontoinhaber annehmen.

  • Um einen unbezahlten Urlaub zu erfassen, empfehlen sich folgende Schritte:

    1. Anstellungsverhältnis per letztem Arbeitstag vor dem unbezahlten Urlaub beenden (End-Datum setzen) und ein neues Anstellungsverhältnis per erstem Tag nach dem unbezahlten Urlaub erstellen. So ist sichergestellt, dass für den Zeitraum des unbezahlten Urlaubs keine Sollzeit und kein Ferienanspruch gerechnet wird.
    2. Erfassen einer Absenz für den Zeitraum des unbezahlten Urlaubs. Dies schafft Transparenz, da für alle Mitarbeitenden ersichtlich ist, dass diese Mitarbeiterin abwesend ist.
  • Mittels Anpassungen lassen sich Korrekturen (Gutschriften oder Abzüge) am Zeitsaldo oder Feriensaldo bewerkstelligen. In folgenden Fällen sind Anpassungen zum Beispiel nützlich:

    • Auszahlung von Überstunden
    • Umwandlung von Überstunden in Ferientage
    • Dienstaltersgeschenke in Form von zusätzlichen Ferientagen

    Anpassungen können in der Benutzerverwaltung unter Verwalten"Verwalten" beim Benutzer erfasst werden.

  • hakuna benötigt für jedes Benutzerkonto eine eigene, eindeutige E-Mail-Adresse. Diese wird zum Beispiel für den Login und das optionale Versenden von Benachrichtigungen verwendet.

    Wenn ein Mitarbeiter kein persönliches E-Mail-Konto besitzt (und kein neues beim bestehenden Provider eingerichtet werden kann/soll), gibt es folgende Alternativen:

    1. Nutzen der privaten E-Mail-Adresse
    Falls betroffene Mitarbeiter eine private E-Mail-Adresse besitzen, kann diese problemlos für hakuna verwendet werden.

    2. Erstellen eines E-Mail-Kontos bei einem kostenlosen Anbieter
    Anbieter wie Google oder Microsoft bieten mit Gmail resp. Outlook.com kostenlose E-Mail-Konten an. Diese können ebenfalls problemlos für hakuna verwendet werden.

    3. Nutzen einer “Alias”-E-Mail-Adresse
    Einige E-Mail-Anbieter unterstützen sogenannte “Alias”-Adressen. Eine Alias-Adresse sieht so aus:

    • vorname.name+etwas@meinefirma.ch
    • vorname.name+etwasanderes@meinefirma.ch

    Wenn ein Anbieter dies unterstützt, werden automatisch alle E-Mails, welche an eine solche Adresse gesendet werden, an vorname.name@meinefirma.ch gesendet. Nach dem “+” kann jedes beliebige Wort eingesetzt werden. Im Falle von Mitarbeitern ohne E-Mail-Adresse könnten diese dann zum Beispiel so in hakuna erfasst werden:

    • info+mitarbeiter1@meinefirma.ch
    • info+mitarbeiter2@meinefirma.ch
    • info+mitarbeiter3@meinefirma.ch

    Alle E-Mails landen dann automatisch im Postfach von info@meinefirma.ch. Ob dein Anbieter solche “Alias”-Adresse unterstützt, kann ganz einfach herausgefunden werden: Einfach eine E-Mail an dich selbst schicken und in der Empfängeradresse “+zusatz” hinter deinem Namen anfügen.

  • Um Überstunden und nicht bezogene Ferientage einfach ins neue Jahr zu übernehmen, steht jeweils ab 01. Januar unsere automatisierte Datenübernahme zur Verfügung. Damit können Saldi ganz einfach für ausgewählte Benutzer ins neue Jahr übernommen werden.

    Sobald die Übernahme verfügbar ist, erscheint unter VerwaltenBenutzer eine entsprechende Meldung.

    Durch einen Klick auf Übernahme starten erscheint die Übernahmeansicht:

    Automatisierte Datenübernahme
    Automatisierte Datenübernahme
    Automatisierte Datenübernahme

    Für alle ausgewählten Benutzer wird automatisch je eine Anpassung für Überstunden und Ferientage erstellt. Die Übernahme kann auch schrittweise erfolgen, es müssen nicht die Saldi aller Benutzer gleichzeitig übernommen werden (in diesem Fall einfach den Haken nicht setzen). Ebenfalls können hier gleich Korrekturen vorgenommen werden. Die Anpassungen können danach wie bisher in der Benutzerverwaltung geändert werden.

    Wichtig: Vor der Übernahme sollte geprüft werden, ob die entsprechenden Mitarbeiter ihre Arbeitszeit bereits vollständig eingetragen haben. Bereits existierende Anpassungen im neuen Jahr werden nicht berücksichtigt.

  • Mit Anstellungsverhältnissen wird die Berechnungsgrundlage für die Sollarbeitszeit festgelegt.

    Für einen Mitarbeiter können beliebig viele Anstellungsverhältnisse definiert werden, somit lassen sich z.B. Veränderungen des Pensums oder der Ferientage einfach abbilden. Wichtig: Für einen Zeitraum darf immer nur jeweils ein Arbeitsverhältnis aktiv sein.

    Beim Erstellen eines neuen Arbeitsverhältnisses wird mindestens ein Start-Datum und ein %-Pensum benötigt. Falls das End-Datum leer gelassen wird, gilt das Anstellungsverhältnis als unbefristet. Wenn ein neues unbefristetes Arbeitsverhältnis erstellt wird, muss vorher ein allfällig bestehendes unbefristetes Arbeitsverhältnis zuerst beendet werden.

    Neben Laufzeit und %-Pensum des Arbeitsverhältnisses können noch weitere, benutzerspezifische Anpassungen vorgenommen werden:

    Arbeitszeit

    Standardmässig wird für die Berechnung der Sollarbeitszeit die in der Konfiguration definierte “Arbeitsstunden pro Woche” verwendet. Die Arbeitszeit pro Woche kann hier pro Arbeitsverhältnis überschrieben werden. Dies ist zum Beispiel hilfreich, wenn einzelne Mitarbeiter mehr oder weniger Stunden pro Woche arbeiten und eine Abbildung mit %-Pensum nicht ausreichend ist.

    Wichtig: Mit dieser Einstellung werden die Arbeitsstunden pro Woche absolut festgelegt, das definierte %-Pensum hat auf diese keinen Einfluss.

    Ferien

    Für die Berechnung der Ferientage wird standardmässig die in der Konfiguration definierte Anzahl “Ferientage pro Jahr” verwendet. Die Ferientage können hier pro Arbeitsverhältnis überschrieben werden. Dies ist zum Beispiel hilfreich, wenn ein Mitarbeiter aufgrund des Dienstalters zusätzliche Ferientage erhält.

    Wichtig: Mit dieser Einstellung werden die Ferientage pro Jahr absolut festgelegt, das definierte %-Pensum hat auf diese keinen Einfluss.

    Arbeitsplan

    Der Arbeitsplan definiert, an welchen Halbtagen ein Mitarbeiter arbeitet. Weitere Informationen zu Arbeitsplänen findest du hier.

  • hakuna unterstützt die beiden gängigsten Teilzeitmodelle in der Schweiz. Für jeden Mitarbeiter kann ein Arbeitsplan erfasst werden, siehe auch den Support-Artikel Arbeitspläne unten.

    Teilzeitmodell 1: Arbeit an Einzeltagen

    Anna arbeitet 80% und ihr Arbeitsplan sieht wie folgt aus:

      Mo Di Mi Do Fr Sa So
    Vormittag    
    Nachmittag        

    In ihrer Firma wird 40 Stunden pro Woche gearbeitet. Annas Sollzeit pro Woche beträgt deshalb 40 Stunden * 0.8 = 32 Stunden. Diese werden auf die 8 Halbtage verteilt. Ein Halbtag entspricht so 4 Stunden. Ist Anna nun am Dienstag und Mittwoch krank, werden ihr 3 Halbtage gutgeschrieben, sie erhält 12 Stunden Gutschrift.

    Teilzeitmodell 2: Teilzeitarbeit an 5 Tagen pro Woche

    Veton arbeitet 80% und sein Arbeitsplan sieht wie folgt aus:

      Mo Di Mi Do Fr Sa So
    Vormittag    
    Nachmittag    

    In seiner Firma wird 40 Stunden pro Woche gearbeitet. Vetons Sollzeit pro Woche beträgt deshalb 40 Stunden * 0.8 = 32 Stunden. Diese werden auf die 10 Halbtage verteilt. Ein Halbtag entspricht so 3.2 Stunden. Vetons Sollzeit pro Tag ist deshalb 6.4 Stunden. Ist Veton am Dienstag und Mittwoch krank, werden ihm 4 Halbtage zugeschrieben. Er erhält 12.8 Stunden gutgeschrieben.

  • Für jeden Mitarbeiter können im Arbeitsplan seine Arbeitstage erfasst werden. Der Arbeitsplan definiert, wieviel Zeit dieser Mitarbeiter an diesem einen Tag arbeitet. Diese Zeit wird bei Arbeitszeitgutschriften wie Krankheit oder gesetzlichen Absenzen gutgeschrieben.

    Der Arbeitsplan ist im Anstellungsverhältnis unter Verwalten"Verwalten" beim BenutzerAnstellungsverhältnisse integriert. Nach dem Aktivieren der Teilzeit-Option kann im Arbeitsplan definiert werden, an welchen Halbtagen eine Mitarbeiterin arbeitet.

  • In hakuna kann jedem Benutzer ein direkter Vorgesetzter hinterlegt werden. Standardmässig kann eine vorgesetzte Person die Absenzen, Spesen und Monatsabschlüsse der direkt oder indirekt unterstellten Personen genehmigen und die Arbeitszeit sowie Absenzen einsehen.

    Der Vorgesetzte eines entsprechenden Benutzers kann in der Verwaltung unter Einstellungen eingesehen oder bearbeitet werden.

    In der Benutzerverwaltung kann der Vorgesetzte pro Benutzer eingesehen oder geändert werden.
    In der Benutzerverwaltung kann der Vorgesetzte pro Benutzer eingesehen oder geändert werden.
    In der Benutzerverwaltung kann der Vorgesetzte pro Benutzer eingesehen oder geändert werden.

    Vorgesetzte Personen erhalten von hakuna automatisch die systemweite Rolle “Vorgesetzter” mit den entsprechenden Berechtigungen. Die Rechte und Möglichkeiten der Vorgesetzten können unter VerwaltenRollen eingesehen und ggf. wie gewünscht angepasst werden.

    Die Verantwortlichkeiten (als Pfeile dargestellt) in diesem Organigramm lassen sich durch das Feld des Vorgesetzten in hakuna einfach abbilden. In diesem Beispiel kann Daniel Baumgartner als Vorgesetzter bei Anna Kastner und Tim Egger hinterlegt werden. Wiederum kann Katrin Müller als Vorgesetzter von Daniel Baumgartner hinterlegt werden. Das Resultat: Katrin Müller erhält Zugriff auf Daniel Baumgartner (als direkte Vorgesetzte) sowie Anna Kastner und Tim Egger (als indirekte Vorgesetzte.)
    Die Verantwortlichkeiten (als Pfeile dargestellt) in diesem Organigramm lassen sich durch das Feld des Vorgesetzten in hakuna einfach abbilden. In diesem Beispiel kann Daniel Baumgartner als Vorgesetzter bei Anna Kastner und Tim Egger hinterlegt werden. Wiederum kann Katrin Müller als Vorgesetzter von Daniel Baumgartner hinterlegt werden. Das Resultat: Katrin Müller erhält Zugriff auf Daniel Baumgartner (als direkte Vorgesetzte) sowie Anna Kastner und Tim Egger (als indirekte Vorgesetzte.)
    Die Verantwortlichkeiten (als Pfeile dargestellt) in diesem Organigramm lassen sich durch das Feld des Vorgesetzten in hakuna einfach abbilden. In diesem Beispiel kann Daniel Baumgartner als Vorgesetzter bei Anna Kastner und Tim Egger hinterlegt werden. Wiederum kann Katrin Müller als Vorgesetzter von Daniel Baumgartner hinterlegt werden. Das Resultat: Katrin Müller erhält Zugriff auf Daniel Baumgartner (als direkte Vorgesetzte) sowie Anna Kastner und Tim Egger (als indirekte Vorgesetzte.)

  • Falls ein Benutzer mehrere Vorgesetzte hat (z.B. ein disziplinarischer Vorgesetzter und eine fachliche Vorgesetzte), kann dies über eine zusätzliche Rolle mit Gruppenberechtigungen bewerkstelligt werden.

    Hier ein illustriertes Beispiel für ein Team von Auszubildenden und einer Betreuungsperson (zusätzlich zum Vorgesetzten).

    Schritt 1: Gruppe anlegen

    Zuerst legen wir eine Gruppe mit der Liste von Mitarbeitenden an, auf die jemand zusätzlich zum direkt beim Benutzer hinterlegten Vorgesetzten Zugriff erhalten soll.

    Gruppen können auch nach der Erstellung noch beliebig angepasst werden (z.B. falls ein neuer Mitarbeiter eintritt). Die Zugriffsrechte werden automatisch angepasst.
    Gruppen können auch nach der Erstellung noch beliebig angepasst werden (z.B. falls ein neuer Mitarbeiter eintritt). Die Zugriffsrechte werden automatisch angepasst.
    Gruppen können auch nach der Erstellung noch beliebig angepasst werden (z.B. falls ein neuer Mitarbeiter eintritt). Die Zugriffsrechte werden automatisch angepasst.

    Schritt 2: Rolle anlegen

    Danach erstellen wir eine Rolle mit den gewünschten Zugriffsrechten auf diese Gruppe.

    Mit Klick auf
    Mit Klick auf "Auswahl…" kann pro Rolle Zugriff auf eine bestimmte Gruppe gewährt werden.
    Mit Klick auf

    Schritt 3: Rolle zuweisen

    Nun weisen wir die Rolle dem zusätzlichen Vorgesetzten zu.

    Franziska Hütter erhält die soeben erstellte Rolle, welche ihr Zugriff und Genehmigungrechte auf die Lernenden gibt.
    Franziska Hütter erhält die soeben erstellte Rolle, welche ihr Zugriff und Genehmigungrechte auf die Lernenden gibt.
    Franziska Hütter erhält die soeben erstellte Rolle, welche ihr Zugriff und Genehmigungrechte auf die Lernenden gibt.

  • Dieser Artikel betrifft nur bestehende Kunden, die vom Update am 03.09.2021 betroffen sind.

    In unserem Blog-Post haben wir beschrieben, dass wir für das neue Vorgesetzten-System die bisherige Team- und Teamleiter-Strukturen migriert haben. Dazu haben wir die Teams in Gruppen verwandelt und für jeden Teamleiter eine Rolle erstellt, welche auf die Mitglieder der entsprechenden Gruppe (ehemals “Team”) Zugriff gewährt. Das resultiert darin, dass jeder Benutzer in hakuna nach wie vor die gleiche Berechtigungen erhält. Hier hat sich also nichts geändert.

    In wenigen Fällen musste eine zusätzliche Gruppe mit Endung “- Nur Mitglieder” erstellt werden, falls ein Team mehrere (eingeschränkte) Teamleiter hatte. Dies war nötig, um den eingeschränkten Teamleiter nur Zugriff auf die Mitglieder (nicht jedoch auf die Teamleiter) des alten Teams zu gewähren.

    Die migrierten Gruppen & Teamleiter-Rollen können problemlos weiterverwendet werden. Wir empfehlen jedoch in Zukunft auf das neue Vorgesetzte-System umzusteigen und die migrierten Teamleiter-Rollen zu entfernen. Dazu muss bei jedem Mitarbeitenden explizit der direkte Vorgesetzte hinterlegt werden. Dies kann in der Benutzerverwaltung beim entsprechenden Benutzer unter “Einstellungen” bewerkstelligt werden:

    Der Vorgesetzte erhält die Rolle “Vorgesetzter” mit den damit verbundenen Berechtigungen. Die Berechtigungen können in der Verwaltung unter “Rollen” > “Vorgesetzter”-Rolle konfiguriert werden. Sobald bei allen Mitarbeitenden die vorgesetzte Person hinterlegt wurde, ist die Teamleiter-Rolle in der Regel obsolet und kann vom entsprechenden Vorgesetzten entfernt werden. Die Rolle kann anschliessend gelöscht werden.

    Wie kann ich beide bisherigen Teamleiter-Typen abbilden? (autonom & eingeschränkt)

    Standardmässig entspricht die “Vorgesetzter”-Rolle den ursprünglichen Rechten eines eingeschränkten Teamleiters, d.h. ein Vorgesetzter muss seine Absenzen auch von seinem eigenen Vorgesetzten (oder einer Administratorin) genehmigen lassen.

    • Falls alle Vorgesetzte ihre eigenen Absenzen und Spesen genehmigen sollen können, sprich autonom agieren dürfen, kann bei der “Vorgesetzter”-Rolle die entsprechende Berechtigung angepasst werden.

    Beispiel, wenn alle Vorgesetzten sich selber managen dürfen
    Beispiel, wenn alle Vorgesetzten sich selber managen dürfen
    Beispiel, wenn alle Vorgesetzten sich selber managen dürfen

    • Falls einige ausgewählte Vorgesetzte ihre eigenen Absenzen und Spesen genehmigen sollen können, empfehlen wir das Anlegen einer zusätzlichen Rolle, welche den Rolleninhabern die Möglichkeit gibt, sich “selber managen” zu dürfen.

    Beispiel für eine zuweisbare Rolle, welche dem Benutzer erlaubt, sich selber zu managen.
    Beispiel für eine zuweisbare Rolle, welche dem Benutzer erlaubt, sich selber zu managen.
    Beispiel für eine zuweisbare Rolle, welche dem Benutzer erlaubt, sich selber zu managen.

    Wie kann ich einer Person oder Gruppe mehrere Vorgesetzte zuweisen?

    Standardmässig lässt sich pro Benutzer nur ein Vorgesetzter hinterlegen. Mit Gruppen ist es jedoch möglich, zusätzlichen Personen gewisse Berechtigungen auf einen oder mehrere Benutzer zu erlauben. Siehe dazu diesen Supportartikel.

  • Um eine Stundenreduktion vor dem Tag eines Feiertags (z.B. am Gründonnerstag vor dem Karfreitag) zu erfassen, kann dafür einfach ein separater Feiertag erfasst werden. Unter “Dauer” kann hier dann z.B. “Reduzierte Sollzeit am Nachmittag” ausgewählt und der Wert auf eine Stunde gesetzt werden.

    Für Mitarbeitende, welche gemäss Arbeitsplan an diesem Halbtag arbeiten, reduziert sich die Sollzeit an diesem Halbtag dann automatisch um den definierten Wert.

  • Ja! hakuna unterstützt für die Berechnung des Anspruchs von Feiertagen zwei Modi:

    1. Effektiv: An Feiertagen, die auf einen effektiven Arbeitstag (gem. Arbeitsplan) fallen, wird die Sollzeit auf 0 reduziert. Teilzeit-Mitarbeiter haben keinen Anspruch auf Feiertage, die auf Nicht-Arbeitstage fallen. Je nach Pensum und Arbeitstagen erhalten nicht alle Mitarbeitenden eine Sollzeitreduktion durch einen Feiertag.

    2. Pro Rata: Alle Mitarbeiter erhalten für jeden Feiertag eine pensums-abhängige Sollzeitreduktion. So erhält z.B. jeder 80%-Mitarbeitende eine 80% Sollzeitreduktion durch einen Karfreitag, unabhängig davon, ob der Freitag laut Arbeitsplan einen Arbeitstag darstellt oder nicht.

    Der gewünschte Modus kann im Feiertagsprofil hinterlegt werden.

    Beispiel Effektiv

    Die Sollzeit wird an Feiertagen, welche auf einen Arbeitstag fallen, auf 0 reduziert.

    MA A: Vollzeit MA B: 80% (Mo-Do) MA C: 80% (Di-Fr)
    Arbeitsplan Soll Arbeitsplan Soll Arbeitsplan Soll
    Mo, 6. April 2020 8.5 8.5
    Di, 7. April 2020 8.5 8.5 8.5
    Mi, 8. April 2020 8.5 8.5 8.5
    Do, 9. April 2020 8.5 8.5 8.5
    Fr, 10. April 2020 (Karfreitag) 0 0
    Total 34 34 25.5
    Anmerkungen:
    • Für MA A fällt der Freitag als Arbeitstag weg. Seine Sollzeit reduziert sich entsprechend um 8.5 Stunden.
    • Für MA B ändert sich in dieser Woche nichts und hat gleich viele Sollstunden, der Freitag hat keinen Einfluss auf die Sollstunden.
    • Für MA C fällt der Freitag ebenfalls als Arbeitstag weg. Die Sollzeit reduziert sich um 8.5 Stunden.
    • Mit dieser Konstellation ergibt sich eine gewisse Ungleichheit: Je nach Pensum und Arbeitstagen profitieren nicht alle Mitarbeitenden von einem Feiertag.

    Beispiel Pro-Rata

    Mitarbeiter erhalten für jeden Feiertag eine pensums-abhängige Sollzeitreduktion.

    MA A: Vollzeit MA B: 80% (Mo-Do) MA C: 80% (Di-Fr)
    Arbeitsplan Soll Arbeitsplan Soll Arbeitsplan Soll
    Mo, 6. April 2020 8.5 8.5
    Di, 7. April 2020 8.5 8.5 8.5
    Mi, 8. April 2020 8.5 8.5 8.5
    Do, 9. April 2020 8.5 8.5 8.5
    Fr, 10. April 2020 (Karfreitag) 0 -6.8 1.7
    Total 34 27.2 27.2
    Anmerkungen:
    • Für MA A bleibt alles gleich. Dieser erhält am Karfreitag eine vollständige Sollzeitreduktion (entspricht einer Reduktion von 100%, also seinem Pensum).
    • MA B erhält am Karfreitag nun eine pensums-abhängige Sollzeitreduktion. Also 80% von 8.5 Stunden (= 6.8 Stunden). Da dies kein Arbeitstag für sie darstellt, erhält sie für diese Woche eine Zeitgutschrift von 6.8 Stunden (in Form von Sollzeit-Abzug, -6.8 Stunden).
    • MA C erhält ebenfalls eine pensums-abhängige Sollzeitreduktion. Ebenfalls 6.8 Stunden (80% von 8.5 Stunden). Die resultierenden 1.7 übrigen Sollstunden an diesem Arbeitstag müssen an einem anderen Tag abgearbeitet werden.
    • Damit wird die Ungleichheit vom effektiven Modus ausgeglichen: Jeder Mitarbeitende erhält eine pensums-abhängige Sollzeitreduktion. Alle profitieren somit in gleichem Masse von Feiertagen.
    • Wichtig: Werden in so einer Woche nun Absenzen eingetragen (z.B. Ferien), ergibt sich immer eine Ist-Zeitgutschrift, welche der verpassten Sollzeit der effektiven Arbeitstage gemäss Arbeitsplan entspricht. Nimmt MA B die ganze Woche Ferien, hätte diese trotzdem noch 6.8 Überstunden, während MA C 1.7 Minusstunden hätte.
  • Die durch die Kurzarbeit resultierenden Ausfallstunden können als Zeitgutschrift hinterlegt werden. Wir empfehlen folgenden Ablauf, um Kurzarbeit zu hinterlegen:

    • Über BerichteArbeitszeit Mitarbeiter die monatliche Sollzeit für jeden Mitarbeiter ermitteln
    • Die monatliche Sollzeit mit der prozentualen Reduktion aufgrund der Kurzarbeit multiplizieren. Dies ergibt die Ausfallstunden für diesen Monat
    • Diese Ausfallstunden nun pro Mitarbeiter für diesen Monat unter VerwaltenBenutzerVerwalten über Zeitsaldo anpassen hinterlegen

    Die Ausfallstunden durch Kurzarbeit können via
    Die Ausfallstunden durch Kurzarbeit können via "Zeitsaldo anpassen" hinterlegt werden
    Die Ausfallstunden durch Kurzarbeit können via

    Dieser Ablauf kann für beliebig viele Monate durchgeführt werden, in der die Kurzarbeit aufrecht erhalten werden muss. Ist ein Monat nur teilweise betroffen, kann im “Arbeitszeit Mitarbeiter”-Bericht der Zeitraum auf Benutzerdefiniert gestellt werden und so die betroffene Sollzeit in einem beliebigen Zeitraum ermittelt werden. Die Ausfallzeit berechnet sich dann analog dem ganzmonatlichen Ablauf.

    Für die Berechnung ist entscheidend, ob sich das Unternehmen für eine prozentuale Reduktion des Stundensolls entscheidet (z.B. jeder Mitarbeiter arbeitet nur noch 50% seines Stundensolls), oder aber für eine temporäre Kürzung des Arbeitspensum (z.B. Pensum verringert sich von 80% auf 50%).

    Ausgangslage Beispiel

    Gesche German arbeitet 80%. Ihr Arbeitgeber verordnet vom 16. März 2020 bis 30. April 2020 Kurzarbeit.

    Die Sollzeit für sie beträgt laut “Arbeitzeit Mitarbeiter”-Bericht

    • Monat März 2020 (benutzerdefiniert 16. März 2020 bis 31. März 2020): 84 Stunden
    • Monat April 2020 (ganzer Monat): 142.8 Stunden

    Ermitteln der Sollzeit
    Ermitteln der Sollzeit
    Ermitteln der Sollzeit

    Beispiel 1: Wöchentliche Sollstunden werden gekürzt

    Das Unternehmen verordnet 50% Kurzarbeit. Jedes Stundenpensum pro Woche verringert sich um 50%. Gesche arbeitet nun also nur noch die Hälfte der eigentlich vereinbarten Arbeitszeit. In diesem Fall zahlt der Arbeitgeber die Hälfte des ursprünglichen Lohnes aus, die andere Hälfte wird durch die Kurzarbeitsentschädigung kompensiert.

    Die Ausfallstunden für die Kurzarbeit betragen

    • Für März 50% * 84 Stunden = 42 Stunden
    • Für April 50% * 142.8 Stunden = 71.4 Stunden

    Beispiel 2: Arbeitspensum wird gekürzt

    Das Unternehmen verordnet Kurzarbeit und reduziert individuell die Arbeitspensen der Mitarbeiter. Das Arbeitspensum von Gesche wird temporär von 80% auf 50% gekürzt. In diesem Fall zahlt der Arbeitgeber den Lohn eines 50%-Mitarbeiters aus und die Differenz zum ursprünglichen Lohn werden durch die Kurzarbeitsentschädigung kompensiert.

    Die temporäre Arbeitszeitreduktion von 30% (80% → 50%) ergibt demnach folgende Ausfallstunden:

    • Für März 30% * 84 Stunden / 80% = 31.5 Stunden
    • Für April 30% * 142.8 Stunden / 80% = 53.55 Stunden

    Ressourcen

    SECO AVIG-Praxis KAE (Kurzarbeitsentschädigung)

Verrechnung
  • Dank des fairen Abrechnungsmodell von hakuna zahlen unsere Kunden immer nur das, was sie effektiv nutzen und sind somit Schwankungen in der Mitarbeiterzahl nicht negativ ausgesetzt.

    Kürz und bündig

    • hakuna berechnet die Kosten täglich anhand der gerade aktiven Benutzerzahl neu. Benutzer, die gelöscht wurden oder in der Benutzerverwaltung deaktiviert wurden (und sich somit nicht einloggen können), zählen nicht zu den Kosten.

    • Fallen zusätzlichen Kosten in dem abonnierten Zeitraum an (z.B. durch Erstellung oder Reaktivieren eines Benutzers), wird der Differenzbetrag für den restlichen abonnierten Zeitraum am darauffolgenden Tag in Rechnung gestellt.

    • Sind die Kosten gesunken (z.B. durch Löschen oder Deaktivieren eines Benutzers), wird für den Rest des abonnierten Zeitraum ein anteilige Guthaben gewährt, welches für zukünftige Rechnungen angewendet wird. Guthaben kann nicht ausgezahlt oder eingetauscht werden und ist weder übertragbar noch kann es rückerstattet werden.

    • Rechnungen und Gutschriften lassen sich jederzeit in der Kontoverwaltung für den Kontoinhaber einsehen.

    Ein Beispiel

    Illustriert an einem Beispiel mit Jahresabo auf Pro (CHF 14/Monat/Benutzer bei jährlicher Abrechnung, Kosten exkl. MwSt):

    • Start im Januar mit 10 Benutzer: hakuna stellt eine Rechnung in Höhe von CHF 1’680 (10 Benutzer * 12 Monate * CHF 14/Benutzer/Monat)

    • Zwei Eintritte Ende März: hakuna stellt eine Differenzrechnung für die restlichen Zeitraum in Höhe von CHF 252 (2 Benutzer * 9 Monate * CHF 14/Benutzer/Monat)

    • Ein Austritt Ende Juli: hakuna gewährt euch eine Gutschrift für die verbleibenden in Höhe von CHF 70 (1 Benutzer * 5 Monate * CHF 14/Benutzer/Monat)

    • Ein Eintritt Ende September: hakuna deckt die zusätzlichen Benutzerkosten für die verbleibenden Zeit in Höhe von CHF 42 (1 Benutzer * 3 Monate * CHF 14/Benutzer/Monat) mit dem Guthaben ab (neues Guthaben: CHF 28).

    • Nächster Januar: hakuna stellt die nächste Jahresrechnung mit nun 11 Benutzer in Höhe von CHF 1’820 (12 Monate * 11 Benutzer * CHF 14/Benutzer/Monat - restliches Guthaben von CHF 28)

    ⇒ Egal wie stark die Benutzerzahl im Lauf des Abos fluktuiert, dank des flexiblen und fairen Abrechnungsmodell zahlen Kunden bei hakuna immer nur das, was sie gerade benötigen.

  • Nein, deaktivierte Benutzerkonten zählen nicht zur Verrechnung. Wir verrechnen immer nur die Anzahl aktiver Benutzer in hakuna.

  • Benutzerkonten, welche keine Arbeitszeit erfassen (z.B. Administratoren, welche nur Verwalten oder Daten auswerten), sind ebenfalls kostenpflichtig. Wir verrechnen immer alle aktiven Benutzerkonten, unabhängig davon, ob Zeit erfasst wird.

Verschiedenes
  • Wir entwickeln hakuna so, dass es moderne Web-Browser unterstützt. Wir unterstützen die aktuellen Versionen von Chrome, Firefox, Safari und Microsoft Edge.

    Ich habe eine Meldung erhalten, dass mein Web-Browser nicht mehr unterstützt wird, was muss ich tun?

    Um hakuna weiter zu verwenden, benötigst du eine aktuelle Version einer der oben erwähnten Browser. Wahrscheinlich ist auf deinem Computer bereits einer dieser Web-Browser installiert. Ist dies der Fall, kannst du diesen zukünftig einfach für hakuna benutzen. Andernfalls kannst du einen der oben erwähnten Browser installieren oder dich an deinen Administrator wenden.

Account
  • Falls du dein Passwort für dein hakuna-Konto vergessen hast, kannst du es jederzeit ganz einfach zurücksetzen:

    1. Trage hier deine bei hakuna hinterlegte E-Mail-Adresse ein.
    2. Folge dem Link, den wir der per E-Mail zusenden.
    3. Setze dein neues Passwort. Bitte achte darauf, ein starkes Passwort zu verwenden (mindestens 8 Zeichen; klein- und grossgeschriebene Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen).
  • Dein Anzeigebild kannst du direkt innerhalb von hakuna ändern. Klicke dazu oben rechts auf deine Anzeigebild und wähle “Mein Profil”. Hier kannst du ein neues Bild von deinem Computer hochladen.

Integrationen & Schnittstellen
  • Ja! hakuna verfügt über eine Integration zu bexio, mit welcher Stammdaten aus bexio nach hakuna importiert und Arbeitsstunden von hakuna nach bexio zur Verrechnung exportiert werden können.

    Die bexio-Integration befindet sich innerhalb von hakuna unter VerwaltenToolsbexio.

  • Wir bieten zur Zeit nur eine eingebaute Integration zu bexio an.

    Mit der hakuna-API ist es aber möglich, hakuna in die bestehende Systemlandschaft zu integrieren. Wir bieten in diesem Bereich allerdings keine Dienstleistungen an.

  • Sämtliche in hakuna erfassten Zeiteinträge, Absenzen und Anpassungen können als Excel-Datei exportiert weden.

    Der Export kann von Administratoren innerhalb von hakuna unter VerwaltenToolsExport aufgerufen werden.

  • hakuna verfügt über eine REST-API, die einen programmatischen Zugriff erlaubt. Eine ausführliche Dokumentation zur API und deren Verwendung findet sich hier.

Gina Bialas
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