Spesenverwaltung

Die Spesenverwaltung in hakuna erlaubt es, Spesen von der Erfassung bis zur Genehmigung und Weiterverarbeitung abzubilden.

Die Spesenfunktion ist in folgende Bereiche gegliedert:

Spesenerfassung

Die Spesenerfassung durch MItarbeitende geschieht direkt auf dem Dashboard oder im Personaldossier unter "Spesen".

  • Spesen können einem Projekt (sofern das Projektmodul aktiviert ist) und einer Kategorie zugewiesen werden.

  • Für Spesen kann ein Betrag oder eine Anzahl km (je nach ausgewählter Kategorie) erfasst werden.

  • Zur Nachvollziehbarkeit kann ein Foto der Quittung hinterlegt werden. Wenn Spesen via Smartphone-App erfasst werden, kann die Quittung direkt fotografiert werden.

  • Es kann definiert werden, ob die erfassten Spesen rückerstattbar sind oder nicht.

Die Spesenkategorien können in den Einstellungen unter ⚙️ → Spesen durch Administratoren verwaltet werden.

Nach der Erfassung müssen die Spesen durch die als verantwortliche hinterlegte Person oder Rolle genehmigt werden (z.B. durch den hinterlegten Vorgesetzten, konfigurierbar via Genehmigungsworkflows), ehe in der Spesenverarbeitung erscheinen.

Spesenverarbeitung

Die Spesenverarbeitung kann direkt auf dem Dashboard unter "Aufgaben" geöffnet werden. Hier können Administratoren Spesen als verarbeitet markieren, sobald diese z.B. für den Lohnlauf oder in die Buchhaltung weitergegeben werden. Nach der Verarbeitung kann ein PDF zur Ablage heruntergeladen werden.

Spesenablage

Die Spesenablage befindet sich in der Spesenverarbeitung unter "Zur Spesenablage". Hier werden verarbeitete Speseneinträge zusammengefasst und können von Administratorinnen als PDF heruntergeladen werden. Die Speseneinträge sind jeweils nach rückerstattbar/nicht rückerstattbar gruppiert. Das PDF enthält alle wichtigen Informationen inkl. Fotos der Quittungen und eignet sich damit ideal zur Ablage (z.B. Buchhaltung).