Spesenverwaltung

Die Spesenverwaltung in hakuna erlaubt es, Spesen von der Erfassung bis zur Genehmigung und Weiterverarbeitung abzubilden.

Die Spesenfunktion befindet sich in hakuna unter dem Menüpunkt Spesen und ist in folgende Bereiche gegliedert:

Erfassung

Hier erfassen Mitarbeitende ihre Spesen.

• Spesen können einem Projekt (sofern das Projektmodul aktiviert ist) und einer Kategorie zugewiesen werden.

• Für Spesen kann ein Betrag oder eine Anzahl km (je nach ausgewählter Kategorie) erfasst werden.

• Zur Nachvollziehbarkeit kann ein Foto der Quittung hinterlegt werden. Wenn Spesen via Smartphone-App erfasst werden, kann die Quittung direkt fotografiert werden.

• Es kann definiert werden, ob die erfassten Spesen rückerstattbar sind oder nicht.

Die Spesenkategorien können in den Einstellungen unter ⚙️ → Spesenkategorien durch Administratoren verwaltet werden.

Nach der Erfassung müssen die Spesen durch die als verantwortliche hinterlegte Person oder Rolle genehmigt werden (z.B. durch den hinterlegten Vorgesetzten, konfigurierbar via Genehmigungsworkflows), ehe sie unter dem Menüpunkt Verarbeitung erscheinen.

Verarbeitung

Hier können Administratoren Spesen als verarbeitet markieren, sobald diese z.B. für den Lohnlauf oder in die Buchhaltung weitergegeben werden. Nach der Verarbeitung kann ein PDF zur Ablage heruntergeladen werden.

Ablage

Hier werden verarbeitete Speseneinträge zusammengefasst und können von Administratorinnen als PDF heruntergeladen werden. Die Speseneinträge sind jeweils nach rückerstattbar/nicht rückerstattbar gruppiert. Das PDF enthält alle wichtigen Informationen inkl. Fotos der Quittungen und eignet sich damit ideal zur Ablage (z.B. Buchhaltung).