Grundlagen

Die Sollzeit- und Ferienberechnung basiert auf die für Mitarbeitende hinterlegten Anstellungsverhältnissen. Mit Anstellungsverhältnissen wird die Berechnungsgrundlage für die Sollzeit- und Ferienberechnung festgelegt. Anstellungsverhältnisse für Mitarbeitende können im Personaldossier unter Aktionen > Anstellungsverhältnis bearbeiten verwaltet werden.

Weitere Informationen zur Konfiguration von Anstellungsverhältnisse finden Sie unten.

Sollzeit

Standardmässig wird für die Berechnung der Sollarbeitszeit die in der Grundarbeitszeit definierte “Arbeitsstunden pro Woche” und das konfigurierte Pensum verwendet. In Anstellungsverhältnis werden die Sollstunden mit dem Arbeitsplan auf die Arbeitstage verteilt. Zur Berechnung der Sollzeit pro Woche, Monat oder Jahr rechnet hakuna Effektive Arbeitstage * Sollstunden pro Tag. Die Sollzeitberechnung funktioniert damit automatisch, eine Eingabe von Sollzeit pro Monat oder Jahr ist nicht notwendig.

Die berechneten Sollstunden könne im Personaldossier im Reiter "Arbeitszeit" durch Klicken auf "Berechnungsdetails" neben der Sollzeit in der jeweiligen Ansicht (Woche, Monat, Jahr) detailliert nachvollzogen werden.

Ferien

Für die Berechnung der Ferientage wird standardmässig die in der Grundarbeitszeit definierte Anzahl “Ferientage pro Jahr”, das konfigurierte Pensum und der Arbeitsplan verwendet. Für die Berechnung des Feriensaldos rechnet hakuna Anzahl Ferientage pro Jahr * Sollstunden pro Tag. Der berechnete Stundenwert wird für die Anzeige dann in Tage umgerechnet. Die Wertigkeit eines Ferientags wird jeweils ausgewiesen. Bitte beachten Sie, dass es unter Umständen zu Rundungsdifferenzen kommen kann. hakuna rundet bei der Anzeige von Ferientagen immer auf halbe Tage.

Die Berechnung der Ferientage kann im Personaldossier im Reiter "Absenzen & Ferien" durch Klicken auf "Berechnungsdetails" oder im Bericht "Feriensaldo" durch Klicken auf eine Zahl detailliert nachvollzogen werden.

Konfiguration von Anstellungsverhältnissen

Für einen Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin können beliebig viele Anstellungsverhältnisse definiert werden, somit lassen sich z.B. Veränderungen des Pensums oder der Ferientage einfach abbilden. Wichtig: Für einen Zeitraum darf jeweils nur ein Arbeitsverhältnis aktiv sein.

Beim Erstellen eines neuen Arbeitsverhältnisses wird mindestens ein Start-Datum und ein %-Pensum benötigt. Falls das End-Datum leer gelassen wird, gilt das Anstellungsverhältnis als unbefristet. Wenn ein neues unbefristetes Arbeitsverhältnis erstellt wird, muss vorher ein allfällig bestehendes unbefristetes Arbeitsverhältnis zuerst beendet werden.

Neben Laufzeit und %-Pensum des Arbeitsverhältnisses können noch weitere, benutzerspezifische Anpassungen vorgenommen werden:

Anstellungstyp: Definiert, wie der Mitarbeitende angestellt ist (Vollzeit, Teilzeit, Stundenlohn). Bei Teilzeit kann das Pensum angegeben werden. Auf der Basis des Pensums wird dann die wöchentliche prozentual gerechnet. Die Option Stundenlohn entspricht einem 0%-Pensum und deaktiviert die Sollzeit- und Ferienberechnung.

Grundarbeitszeit: Hier kann die Grundarbeitszeit, welche als Grundlage zur Berechnung von Sollzeit und Ferien verwendet wird. Die Grundarbeitszeiten können unter Einstellungen > Zeiterfassung konfiguriert werden.

Arbeitsplan: Im Arbeitsplan werden die Arbeitstage festgelegt werden. Der Arbeitsplan definiert, wie die wöchentliche Sollzeit auf die Arbeitstage verteilt wird. Diese Zeit wird bei Zeitgutschriften aus Absenzen gutgeschrieben.

Standort: Hier kann der Standort ausgewählt werden. Der Standort bestimmt auch über die Feiertage, welche für diese Mitarbeiter gelten. Die Standorte und deren Feiertage können unter Einstellungen > Feiertage & Standorte verwaltet werden.

Nacht-/Sonntagsarbeit: Sofern das Modul Nacht- und Sonntagsarbeit aktiviert ist, kann hier die Konfiguration für die Nacht- und Sonntagsarbeit ausgewählt werden. Die Nacht- und Sonntagsarbeit kann unter Einstellungen > Nacht- und Sonntagsarbeit konfiguriert werden.

Optionen:

• Die Option Automatische Berechnung bewirkt, dass hakuna die Sollzeit und das Feriensaldo automatisch auf Basis der Grundarbeitszeit sowie des eingegebenen Pensums berechnet. Diese Option ist standardmässig aktiviert. Wird sie deaktiviert, müssen die Sollzeit pro Woche und die Ferientage pro Jahr manuell eingegeben werden. Die Grundarbeitszeit und das Pensum haben dann keinen Effekt mehr. Wir empfehlen, diese Option nur in Ausnahmefällen zu deaktivieren, in der Regel ist dies nicht notwendig.

• Die Option Stundensaldo führen bewirkt, dass die Differenz von Istzeit zu Sollzeit in Überstunden (oder Minusstunden) resultiert, welche als Saldo geführt wird. Diese Option ist standardmässig aktiviert. Wird sie deaktiviert, weist hakuna kein Stundensaldo für diesen Mitarbeiter aus. Dies ist zum Beispiel hilfreich für Mitarbeitende, welche von der Zeiterfassung ausgenommen sind (z.B. Kaderposition).

Teilzeitarbeit

hakuna unterstützt die beiden gängigsten Teilzeitmodelle in der Schweiz. Für Mitarbeitende kann im Anstellungsverhältnis ein Arbeitsplan definiert werden.

Teilzeitmodell 1: Arbeit an Einzeltagen

Anna arbeitet 80% und ihr Arbeitsplan sieht wie folgt aus:

In ihrer Firma wird 40 Stunden pro Woche gearbeitet. Annas Sollzeit pro Woche beträgt deshalb 40 Stunden * 0.8 = 32 Stunden. Diese werden auf die 8 Halbtage verteilt. Ein Halbtag entspricht so 4 Stunden. Ist Anna nun am Dienstag und Mittwoch krank, werden ihr 3 Halbtage gutgeschrieben, sie erhält 12 Stunden Gutschrift.

Teilzeitmodell 2: Teilzeitarbeit an 5 Tagen pro Woche

Veton arbeitet 80% und sein Arbeitsplan sieht wie folgt aus:

In seiner Firma wird 40 Stunden pro Woche gearbeitet. Vetons Sollzeit pro Woche beträgt deshalb 40 Stunden * 0.8 = 32 Stunden. Diese werden auf die 10 Halbtage verteilt. Ein Halbtag entspricht so 3.2 Stunden. Vetons Sollzeit pro Tag ist deshalb 6.4 Stunden. Ist Veton am Dienstag und Mittwoch krank, werden ihm 4 Halbtage zugeschrieben. Er erhält 12.8 Stunden gutgeschrieben.