Mitarbeiterdaten: Was gehört ins Personaldossier (und was nicht)?

Was muss ein Personaldossier enthalten?

Ein Personaldossier enthält Mitarbeiterdaten, die zur Ausführung des Anstellungsverhältnisses, für steuerrechtliche Angelegenheiten und für die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen benötigt werden.¹

Darunter zählen:

• Personalien (Name, Adresse, Geburtsdatum, AHV-Nummer, Aufenthaltsbewilligung)

• Arbeitsvertrag

• Stellenbeschrieb

• Arbeitsreglement

• Protokolle von Mitarbeitergesprächen

• Angaben zu Absenzen / Arztzeugnisse / Unfallmeldungen

• Arbeitszeugnis / Zwischenzeugnis

• Bank- und Lohninformationen

• disziplinarische Massnahmen / Verwarnungen

• Vereinbarungen zu Boni / Weiterbildungen

• Bewerbungsunterlagen / Referenzen

Bewerbungsunterlagen dürfen Sie bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses aufbewahren. Es ist in einigen Unternehmen aber üblich, diese schon nach der bestandenen Probezeit zu vernichten.

Das Wesentliche: In einem Personaldossier enthaltene Daten sind rechtmässig, erkennbar, verhältnismässig und richtig. Sie dienen einem Zweck.²

Was gehört nicht in ein Personaldossier?

Grundsätzlich gehören diskriminierende oder illegal beschaffte Informationen nicht in ein Personaldossier. Facebook-Posts oder TikTok-Videos von Mitarbeitenden haben nichts in der Ablage zu suchen. Werden solche Informationen gesammelt, wird dies Schattendossier genannt. Schattendossiers sind illegal.

Daten, die nicht gesammelt werden sollten:

• Ansichten zu Religionen / Weltanschauung / Politik

• geplante Schwangerschaft

• Krankheiten

• Informationen zum Umfeld des Mitarbeitenden

• Social-Media jeglicher Art

• Hobbys des Mitarbeitenden

• Sexualität

Wer hat Einsicht auf das Personaldossier?

Im Personaldossier befinden sich schützenswerte Informationen und sensible Daten. In diese sollten nur wenige Mitarbeitende, wie Personalverantwortliche oder Vorgesetzte Einsicht haben. Persönliche Daten dürfen nicht für Zwecke ausserhalb des Arbeitsverhältnisses verarbeitet oder weitergeleitet werden. Es gibt wenige Ausnahmen, wie AHV oder Pensionskasse.

Wird ein Personaldossier physisch angelegt, hat der Schrank abschliessbar oder unerreichbar für Fremdzugriff zu sein.

Ein digitales Personaldossier sollte nur für berechtigte Personen einsehbar und zugreifbar sein.

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Welche Rechte haben Mitarbeitende?

Mitarbeitende können jederzeit Auskunft über und Einsicht in ihre Daten verlangen.³ Solche Anfragen müssen innerhalb von 30 Tagen erfüllt werden.

Zudem muss ein Unternehmen fehlerhafte Angaben berichtigen und Angaben, die nicht für das Arbeitsverhältnis relevant sind, löschen.⁴

Wie lange muss ein Personaldossier aufbewahrt werden?

Es gibt laut Gesetz keine Vorschrift, ein Personaldossier zu führen. Aufgrund von Aufbewahrungsfristen und steuerrechtlichen Verpflichtungen empfiehlt es sich jedoch, die wichtigsten Daten und Dokumente von Mitarbeitenden sicher aufzubewahren.

Nicht mehr benötigte Daten, wie Bewerbungsunterlagen, müssen spätestens nach Austritt des Mitarbeitenden gelöscht werden. Bei Daten, die Sie für steuerliche Gründe aufbewahren müssen, beträgt die Aufbewahrungsfrist 10 Jahre. Auch Informationen, die Sie zur Einhaltung der Melde- und Abrechnungspflicht benötigen, müssen 10 Jahre aufbewahrt werden.⁵ ⁶

Mitarbeitende haben auch noch 10 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnis Anspruch auf Ausstellung oder Korrektur eines Arbeitszeugnisses.⁷ Daher empfiehlt es sich, Arbeitsverträge, Protokolle aus Mitarbeitergesprächen, Bewertungen und allfällige Vereinbarungen für diese Zeit zu behalten.

Die Aufbewahrungsfrist der Daten über Arbeitszeit und Abwesenheiten beträgt 5 Jahre.

Am 01. September 2023 wird das neue Datenschutzgesetz (nDSG) eingeführt.⁸ Gerne werden wir hierzu Sie auf dem Laufenden halten.