Neu: Das Personaldossier

Das neue Personaldossier vereint sämtliche Daten rund um die Mitarbeitenden in einer zentralen Ansicht und erlaubt es neu, auch zusätzliche Mitarbeiterinformationen (z.B. Position, Abteilung, Adresse, AHV-Nummer) zu speichern.

Mit der Veröffentlichung des Personaldossiers haben wir einige bestehende Funktionalitäten überarbeitet, die wir am Ende kurz zusammengefasst haben.

Neuer Menüpunkt "Personal"

Unter dem neuen Menüpunkt "Personal" befindet sich ein Verzeichnis sämtlicher Mitarbeitenden. Dieses ist der zentrale Einstiegspunkt für alle Mitarbeiterdaten und die Verwaltung von Mitarbeitenden. Dieser Menüpunkt ersetzt auch die bisherige Benutzerverwaltung unter "Verwalten" → "Benutzer".

Diese Ansicht verfügt über ein paar nützliche Helfer:

• Die Spalten können vom Benutzer selbst angepasst werden, so kann jede Person eine auf ihre Tätigkeit angepasste Ansicht speichern. Auch selbstdefinierte Spalten (siehe weiter unten) können hier eingeblendet werden. Zudem kann die Liste nach einer gewünschten Spalte sortiert werden.

• Die Liste kann direkt als Excel- oder CSV-Datei exportiert werden.

• Oben kann nach einem Mitarbeitenden gesucht und direkt zu diesem gesprungen werden.

• Es kann nach aktiven oder inaktiven Mitarbeiterinnen gefiltert werden. Mühsames Reaktivieren ehemaliger Mitarbeiter für eine Auswertung entfällt.

• Beim Erfassen neuer Mitarbeiter können neu weitere Informationen direkt eingegeben werden.

Der Menüpunkt "Personal" ist auch für sämtliche Mitarbeitenden verfügbar und zeigt standardmässig die unter der Kategorie "Öffentliche Informationen" hinterlegten Informationen an. Mit Rollen und Berechtigungen kann gesteuert werden, wer auf welche Daten Lese- und oder Schreibzugriff erhält. Durch Klick auf den Namen eines Mitarbeitenden erscheint das entsprechende Personaldossier.

Das Personaldossier - alle Informationen auf einen Blick

Das Personaldossier vereint sämtliche Daten rund um einen Mitarbeiter: Informationen, Life-Work-Balance, Arbeitszeit, Absenzen und Spesen. Zudem können Rollen und Gruppenzugehörigkeiten verwaltet werden. Wer auf welche Daten Zugriff hat, kann über die Rollen und Berechtigungen detailliert gesteuert werden.

Informationen

Neu können diverse Informationen über Mitarbeiterinnen direkt in hakuna abgelegt und verwaltet werden. Dazu gehören zum Beispiel: Position, Abteilung, Team, Sozialversicherungsnummer, Adresse, Nationalität und so weiter. Zudem kann via Rollen gesteuert werden, welche Personen auf welche Daten Zugriff haben. So ist es beispielsweise möglich, dass Mitarbeiter sämtliche über sie gespeicherten Informationen einsehen können (oder einen Teil davon sogar selbst bearbeiten können). Dies erhöht die Transparenz und spart Zeit bei Datenmutationen. Standardmässig erhalten Benutzer mit der Rolle "Mitarbeiter" Lesezugriff auf die eigenen Informationen (ausser der Kategorie "Administratives") sowie Schreibzugriff auf ihren eigenen Notfallkontakt.

In der Verwaltung (Punkt "Mitarbeiterinformationen") ist es möglich, eigene Felder zu definieren. So können Mitarbeiterdaten, die speziell für das eigene Unternehmen relevant sind, einfach abgebildet werden.

Life-Work-Balance

Details zur Life-Work-Balance können hier eingesehen werden. So ist einsehbar, wie es um die Einhaltung von Vorgaben zu Überstunden, Pausen und Ferienbezug steht. Wichtig: Diese Ansicht ersetzt den bisherigen Menüpunkt "Team".

Arbeitszeit

Hier kann die Arbeitszeit auf Wochen-, Monats- oder Jahresebene eingesehen und ausgewertet werden. Zudem kann hier der Erfassungsstatus abgerufen und der Monatsabschluss durchgeführt werden. Anpassungen am Zeitsaldo oder Änderungen am Anstellungsverhältnis können ebenfalls hier durchgeführt werden (über das 3-Punkte-Menü oben rechts in der Kachel).

Absenzen

Absenzen können direkt im Kalender verwaltet bzw. von der Mitarbeiterin beantragt werden. Neu werden auch Details zum Feriensaldo und den verbleibenden Ferientagen angezeigt. Anpassungen am Feriensaldo können ebenfalls hier vorgenommen werden (über das 3-Punkte-Menü oben rechts im Feld).

Spesen

Spesen können hier erfasst und eingesehen werden. Zudem ist ersichtlich, wieviele Spesenanträge sich in welchem Status befinden.

Abteilungen und Teams

Neu können Mitarbeitende auch einer Abteilung und einem Team zugewiesen werden. "Teams" gab es zuvor schon einmal in hakuna, bis wir diese vor ein paar Monaten in Gruppen umbenannt haben. Dies, weil eine Mitarbeiterin zu mehreren Teams gehören konnte und wir "Gruppen" für die bessere Bezeichnung halten. Die neuen "Teams" sollen dabei helfen, die Unternehmensstruktur abzubilden. Deshalb kann ein Mitarbeiter immer nur zu einem Team und einer Abteilung gehören. Teams und Abteilungen können unter "Verwalten" verwaltet werden.

Was ändert sich sonst?

• Der Menüpunkt "Verwalten" ist neu ein Zahnrad-Symbol und rechts oben positioniert.

• Das Verwalten der Benutzer geschieht nicht mehr über "Verwalten" → "Benutzer" sondern neu über dem Hauptmenüpunkt "Personal".

• Änderungen am Anstellungsverhältnis, Stunden- oder Feriensaldo werden neu über das 3-Punkte-Menü im jeweiligen Reiter des Personaldossiers vorgenommen.

• Die Deaktivierung bzw. Löschung von Mitarbeitenden geschieht neu über die Schaltfläche "Aktionen" oben rechts im Personaldossier.

Bei Fragen oder Feedback sind wir jederzeit per E-Mail erreichbar.