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Neu: Der Monatsabschluss 🗓✅

Ab sofort kann die Zeiterfassung der Mitarbeitenden in hakuna monatsweise vom Teamleiter oder Administrator abgeschlossen werden. Sobald ein Monat einer Mitarbeiterin abgeschlossen ist, werden die erfassten Zeiteinträge für die Bearbeitung gesperrt. Änderungen können in diesem Zeitraum dann nur noch durch Vorgesetzte vorgenommen werden.

Monatsabschluss in der Übersicht
Monatsabschluss in der Übersicht

In der Übersicht werden die Überstunden des ausgewählten Monats sowie das Zeitsaldo Ende Monat angezeigt. Wenn keine detaillierte Prüfung gemacht werden soll, kann der Monat hier auch direkt für mehrere Mitarbeiter abgeschlossen werden. Ebenfalls ist ersichtlich, ob Mitarbeiter ihre Arbeitszeit bereits vollständig erfasst haben oder noch Lücken bestehen.

Detailansicht Monatsabschluss
Detailansicht Monatsabschluss

In der Detailansicht wird der gesamte Monat mit Details sowie die Zusammensetzung (nach Tätigkeit oder Projekt) angezeigt. So kann für jeden Tag nachvollzogen werden, wie sich Ist- und Sollzeit zusammensetzt. Bei Unklarheiten im erfassten Monat kann dem Mitarbeiter auch direkt eine Nachricht per E-Mail geschickt werden. Mühsames Hin und Her fällt so weg, was wertvolle Zeit spart.

Der Monatsabschluss ist ab sofort für alle Kunden mit dem Pro-Abo (oder dem ehemaligen Standard-Abo) verfügbar.

Bei Fragen oder Feedback stehen wir wie immer gerne unter hallo@hakuna.ch zur Verfügung.

Neu: Zwei kleine Verbesserungen

  • Beim Erfassen von Absenzen oder Absenzanfragen springt hakuna jetzt jeweils auf den entsprechenden Monat zurück (auch in der hakuna App!).

  • Teamleiter, welche nicht Mitglied des ensprechenden Teams sind, können ihre Absenzen ab sofort nicht mehr selbst eintragen und müssen ebenfalls eine Absenzanfrage stellen. Diese kann dann wiederum von einem Vorgesetzten (oder einem Administrator) genehmigt werden. So lassen sich Organisationsstrukturen besser abbilden.

Neu: Pro Rata & Stundenreduktion bei Feiertagen 🍰💫

Wir haben Feiertage in hakuna um zwei Funktionen erweitert:

Pro Rata

Bei regelmässiger Teilzeitarbeit haben Schweizer Arbeitnehmer in der Regel keinen Anspruch auf Feiertage, die auf einen ihrer freien Tage fallen. So erhält eine Mitarbeiterin (80%, Mo-Do) in der Woche vom Pfingstmontag einen ganzen freien Tag, währenddessen der Feiertag für die Arbeitswoche eines Mitarbeiter (80%, Di-Fr) keinen Einfluss hat.

So hat es bis anhin auch in hakuna funktioniert: Dank hinterlegtem Arbeitsplan weiss hakuna, wann jemand arbeitet und zieht damit die effektive Sollzeit ab.

Dank der zunehmenden Popularität von Teilzeitarbeit entschliessen sich jedoch immer mehr Arbeitnehmer, die Sollarbeitszeit für alle Teilzeit-Mitarbeiter mit gleichem Arbeitspensum gleich zu behandeln. Im Fall von Feiertagen heisst dies, dass z.B. jeder 80%-Mitarbeiter in seiner Jahresarbeitszeit durch einen Pfingstmontag eine 80%-Reduktion eines 100%-Vollzeit-Arbeitstages erhält, unabhängig davon, ob der Montag für den Mitarbeiter ein Arbeitstag darstellt oder nicht. Damit werden alle Teilzeit-Mitarbeiter anhand ihres %-Pensums gleich behandelt, unabhängig vom Arbeitsplan/freien Tagen.

Ab sofort bietet hakuna die Möglichkeit, die Berechnung des Feiertage-Anspruchs pro Anstellungsprofil auszuwählen:

Effektiv (gemäss Arbeitsplan): hakuna zieht die Sollzeit gemäss Arbeitsplan vollständig ab. Wenn ein Feiertag auf einen arbeitsfreien Tag fällt, wird keine Sollzeit abgezogen.

Pro Rata (gemäss Pensum): hakuna zieht für Feiertage immer Sollzeit anhand des Pensums ab, unabhängig ob der Feiertag auf einen Arbeitstag fällt oder nicht. Damit hat beispielsweise ein Karfreitag für alle 80%-Mitarbeiter den gleichen Einfluss auf die Jahresarbeitszeit.

Der Feiertage-Anspruch kann pro Anstellungsprofil hinterlegt werden. Effektiv (kein Arbeitstag = kein Anspruch auf Feiertag, bisheriger Standard). Pro Rata (80% Pensum = 80% auf Feiertag, unabhängig vom Arbeitsplan)
Der Feiertage-Anspruch kann pro Anstellungsprofil hinterlegt werden. Effektiv (kein Arbeitstag = kein Anspruch auf Feiertag, bisheriger Standard). Pro Rata (80% Pensum = 80% auf Feiertag, unabhängig vom Arbeitsplan)

Stundenreduzierte Feiertage

Neu bietet hakuna die Möglichkeit, stundenreduzierte Feiertage zu erstellen. So kann neu z.B. der Gründonnerstag mit einer reduzierten Sollzeit am Nachmittag erstellt werden, falls man vor einem Karfreitag eine Stunde früher aufhört zu arbeiten. Die Sollzeitreduktion erfolgt hier abhängig der Feiertags-Anspruch Einstellung (siehe oben).

Stundenreduzierte Feiertage bieten die Möglichkeit, die Sollzeit vor oder an gewissen Feiertagen teilweise zu reduzieren
Stundenreduzierte Feiertage bieten die Möglichkeit, die Sollzeit vor oder an gewissen Feiertagen teilweise zu reduzieren

Neu: Kunden 🗂, einfachere Zeiterfassung 💨 und Einstellungen ⚙️

Heute haben wir ein paar umfangreiche Erweiterungen in verschiedenen Bereichen von hakuna vorgenommen:

Auf der Projektübersicht sind Projekte nach Kunden gruppiert.
Auf der Projektübersicht sind Projekte nach Kunden gruppiert.

Wichtig: Bisher war es möglich, Zeit auf “Kein Projekt” zu buchen. Neu müssen Zeiteinträge immer einem Projekt zugewiesen werden (sofern das Projekt-Modul unter “Einstellungen” aktiv ist).

  • Effizientere Erfassung von Zeiteinträgen: Bei der Erfassung von Zeiteinträgen gibt es neben der Auswahl von Projekt und Tätigkeit jetzt ein kleines Symbol, mit der sich die zuletzt verwendeten Projekt-/Tätigkeits-Kombinationen mit einem Klick auswählen lassen.

Zuvor verwendete Projekte/Tätigkeiten können bequem ausgewählt werden.
Zuvor verwendete Projekte/Tätigkeiten können bequem ausgewählt werden.

  • Einstellungen: Auf der neuen Einstellungsseite (unter “Verwalten”) können Details wie Firmenname oder Format der Stundenanzeige angepasst werden. Zusätzlich haben wir zwei Funktionen von hakuna neu modularisiert. So können Projekte und Teams je nach Gebrauch vollständig deaktiviert oder aktiviert werden.

Einstellungen und Module können einfach angepasst werden.
Einstellungen und Module können einfach angepasst werden.

Bei Fragen oder Feedback stehen wir wie immer gerne unter hallo@hakuna.ch zur Verfügung.

Neu: Dank Migrationsassistent einfach auf hakuna wechseln 🔄😌

Der Wechsel von einer bisherigen Zeiterfassung auf hakuna kann mithilfe des neuen Migrationsassistenten einfach und zeitsparend vollzogen werden. Diese neue Funktion bietet eine zentrale Anlaufstelle, um neue Benutzer einzuladen sowie Überstunden und Feriensaldi per Umstiegsdatum zu hinterlegen. Damit wird der Wechsel auf hakuna auch während des Jahres zum Kinderspiel.

Der Migrationsassistent kann unter Verwalten > Tools gefunden werden
Der Migrationsassistent kann unter Verwalten > Tools gefunden werden

Bei Fragen oder Feedback stehen wir gerne unter hallo@hakuna.ch zur Verfügung.

Raffael Schmid
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