Zeiterfassung mit Excel: Einfach, aber teuer

Auf den ersten Blick scheint Excel die perfekte Zeiterfassung für Schweizer KMU zu sein. In diesem Guide möchten wir auf Probleme und versteckte Kosten der Excel-Zeiterfassung aufmerksam machen.
Zeiterfassung mit Excel: Einfach, aber teuer

Einführung

Die Erfassung und Dokumentation der Arbeitszeit ist grundsätzlich in der Schweiz Pflicht1 2. Viele Arbeitgeber behelfen sich dabei, in dem sie Microsoft Excel zur Zeiterfassung einsetzen. Mit der Erwartung, dass Mitarbeiter ihre Arbeitszeit pflichtbewusst in einer Excel-Datei aufzeichnen. Etliche Excel-Vorlagen im Internet machen diese auf den ersten Blick einfache und kostengünstige Lösung noch schmackhafter.

1. Fehlender Nutzen für Mitarbeiter

Viele Mitarbeiter empfinden das Zeiterfassen als mühsame Tätigkeit, die von ihrer eigentlichen Arbeit ablenkt. Sie sehen wenig Sinn darin, ihre Arbeitszeit zu erfassen, denn für sie selber bringt die Zeiterfassung keinen spürbaren Mehrwert im Arbeitsalltag.

Die Zeiterfassung mit Excel bietet Mitarbeitern keine Möglichkeit, unterwegs Zeit zu erfassen oder zuhause kurz nachzuerfassen, falls die Zeiterfassung vor dem Feierabend vergessen ging. Weiterhin wird bei Arbeitnehmern mit Excel als Zeiterfassung der Anschein geweckt, dass das Thema dem Arbeitgeber nicht so wichtig ist und die Verantwortlichkeit auf den Mitarbeiter “abgeschoben” wird. Das wiederum resultiert in Vernachlässigung.

Das Endresultat sind lückenhafte und ungenaue Daten, weil Mitarbeiter mehrere Arbeitstage im Excel-Sheet rückwirkend “Daumen mal Pi” nacherfassen und so die tatsächliche Arbeitszeit verfälscht werden kann. Die zu Beginn als einfach wahrgenommene Lösung mit Excel kann sich daher bald als sehr umständlich und fehlerhaft entpuppen. Und der Arbeitgeber, der vom Gesetz her verpflichtet ist, die Arbeitszeiten belegen zu können, steht auf wackeligen Füssen.

Damit Mitarbeiter gerne und damit lückenlos ihre Arbeitszeit erfassen, müssen sie selber einen Nutzen aus der Zeiterfassung ziehen können. Die Zeiterfassung muss ihnen auf Knopfdruck einen nachvollziehbaren Einblick der wichtigsten Kennzahlen geben, sei dies Überstunden oder verbleibende Ferientage. Die Zeiterfassung muss ihnen eine aktive Stütze beim Planen der Arbeitszeit und Ferien sein. Weiterhin muss das Rapportieren der Arbeitsstunden intuitiv, zeitsparend und flexibel sein, also sowohl im Büro, auf dem Heimweg im Zug als auch Zuhause möglich sein.

2. Frustration bei der Administration

Mit Excel erfolgt die Speicherung lokal auf dem PC des Mitarbeiters oder auf einem Netzlaufwerk. Die manuelle Auswertung, Kontrolle und Dokumentation der Arbeitszeit gestaltet sich aufändig. Das Nachrennen zur Vervollständigung der rapportierten Arbeitszeit kostet viel Zeit und Nerven. Zudem skaliert die Excel-Lösung auch schlecht. Jeder neue Mitarbeiter bedeutet immer gleich bleibenden Mehraufwand. Hier stellt die Excel-Lösung für wachsende Unternehmen eine Limitation dar.

Dabei ist es wichtig, dass die Arbeitszeit von Vorgesetzten oder der Administration jederzeit einfach eingesehen und kontrolliert werden kann. Bei zuviel oder zuwenig Arbeit muss man frühzeitig Bescheid wissen, um rechtzeitig eingreifen zu können. Laut einer Studie3 haben überarbeitete Mitarbeiter überdurchschnittlich viele Krankheitstage. Frühzeitige Intervention bedeutet gesündere Mitarbeiter und gespartes Geld.

Kopfzerbrechen adé. hakuna berechnet Sollzeit und Feriensaldo bei Pensumwechsel vollautomatisch.

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3. Mühsame Ressourcenplanung

Mit einer Excel-Zeiterfassung wird das ganze Absenzwesen inkl. Ferienmanagement oft separat und manuell geführt.

Das bedeutet, dass Vorgesetzte keine einfache Möglichkeit haben, einen Überblick zu erhalten, welcher Mitarbeiter wann zur Verfügung stehen. Das erschwert die Ressourcenplanung und erhöht z.B. das Risiko, während der Ferienzeit im Sommer unterbesetzt zu sein.

Weiterhin ist für die Belegschaft nicht schnell ersichtlich, welche Arbeitskollegin wann da ist. Diese Information ist kritisch bei Prozessen und Projekten, die eine interne Zusammenarbeit erfordern.

Ohne dedizierte Absenzverwaltung geschieht die Ferieneingabe immer noch traditionell so, dass Mitarbeiter ihre Ferien ihren Vorgesetzten per E-Mail oder mündlich mitteilen, die danach akribisch und aufwändig sicherstellen müssen, dass die Ferien zu diesem Zeitpunkt keine Überschneidung und damit Ressourcenengpässe zur Folge haben.

Letztlich fehlt auch der Administration die Möglichkeit, wichtige Kennzahlen wie bezogene Krankheitstage oder Feriensaldi einfach ermitteln, kontrollieren und dokumentieren zu können.

4. Kostspielige Berechnungsfehler

Teilzeitarbeit wird in der Schweiz immer beliebter4. Schweizer Arbeitnehmer schätzen die Flexibilität, auf Änderungen in ihrem Privatleben mit einer Pensumsreduktion beim Arbeitgeber reagieren zu können. Doch die Berechnung von Ferienansprüchen bei Teilzeit ist oft von Missverständnissen geprägt.

So wird häufig falsch angenommen, dass ein Mitarbeiter im 50%-Arbeitspensum immer nur die Hälfte der Ferientage (z.B. 12.5 statt 25) zur Verfügung hat. Mit Excel als Zeiterfassung werden diese Berechnungen noch oft von Hand durchgeführt.

Fehlerhafte Annahmen & Berechnungen können kostspielig sein:

Fallbeispiel

Anfang Jahr tritt Hans seine neue Vollzeitstelle an. Gewissenhaft arbeitet er 8.5 Stunden von Montag bis Freitag.

Per Anfang August reduziert er sein Arbeitspensum auf 80%, immer noch von Montag bis Freitag mit einer reduzierten Arbeitszeit pro Tag von 6.8 Stunden. Er bezog alle seine Ferientage vor dem Pensumwechsel. An seinem gesetzlichen Ferienanspruch von 4 Wochen (4 Wochen * 5 Arbeitstage/Woche = 20 Ferientage) hat sich auf den ersten Blick nichts geändert, daher fällt beim Pensumwechsel nichts auf.

Ingesamt bezog er also 20 * 8.5 Stunden = 170 Stunden Ferien. Doch Anspruch hätte er nur auf knapp 155.5 Stunden gehabt (siehe Ferienrechner).

Konkret gehen dem Arbeitgeber in diesem Fall etwa 15 bezahlte Arbeitsstunden verloren.

Bei einem Beispielkostensatz von 60 CHF/Stunde kommt diese falsche Annahme bei der Ferienberechnung den Arbeitgeber mit CHF 900.- teuer zu stehen. Und das beinhaltet noch nicht mal die Kosten des administrativen Aufwands, die ein Pensumwechsel ohne dedizierte Zeiterfassungs-Lösung mit sich bringt.

Ein Arbeitspensum kann sich im Laufe eines einziges Jahres mehrmals freiwillig oder unfreiwillig verändern. Excel als Zeiterfassung macht aufwendige Berechnungen notwendig, die im Fehlerfall Arbeitgeber oder Arbeitnehmer benachteiligen. Eine dedizierte Zeiterfassung gibt der Administration die Möglichkeit, Änderungen im Pensum einfach und ohne Kopfzerbrechen abzubilden.

5. Verschenktes Potential

Excel wird in den allermeisten Fällen nur dazu verwendet, die blosse Dauer (und Lage) der Arbeitszeit zu erfassen. Dabei stellt die gesetzliche vorgeschrieben Arbeitszeitdokumentation eine oft verkannte Gelegenheit dar, um wertvolle Erkentnisse zu gewinnen.

Bei einer detaillierteren Zeiterfassung wird neben dem wann noch das wie dokumentiert. Beispielsweise welche Tätigkeit wurde ausgeführt, an welchem Projekt wurde gearbeitet oder für welchen Kunde wurde Zeit investiert. Diese Angaben können wertvolle Erkenntnisse zu Tage fördern. So können schnell falsche Projektbudgetierungen oder ineffiziente Produkte (z.B. durch viel Supportaufwand bei einem bestimmten Produkt) identifiziert werden.

Mit Excel ist dieses Potenzial schwierig bis gar nicht auszuschöpfen. Das Verteilen der Arbeitszeitaufwände mag noch einigermassen funktionieren, aber spätestens bei der unternehmensweiten Auswertungen stösst man an die Grenzen. Eine nachhaltige digitale Lösung für das Thema Arbeitszeiterfassung muss Unternehmen die Möglichkeit bieten, Einsichten zu erhalten, wie ihre ihre grösste Kostenstelle, namentlich Lohnkosten, durch Arbeitszeit zustande kommt.

Sehen wie sich Arbeitszeit zusammensetzt und wichtige Erkenntnisse gewinnen.

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Zusammenfassung

Excel als Zeiterfassung kann für kleine Betriebe funktionieren. Doch oftmals stellt Excel beim Thema Zeiterfassung viele Hürden dar, und zwar auf allen Ebenen im Unternehmen:

  • Mitarbeiter fehlt die Flexibilität bei der Erfassung. Die fehlende Transparenz sowie den nicht ersichtlichen Mehrwehrt führt zu Vernachlässigung.
  • Für Vorgesetzte ist die Kontrolle der Arbeitszeit umständlich. Fehlende Absenzen- und Ferienübersicht machen die Ressourcenplanung schwierig.
  • Die Dokumentation für die Administration ist aufwändig. Änderungen im Arbeitsverhältnis bringen Berechnungen bzgl. Sollzeit- und Ferienguthaben mit sich, die von Hand durchgeführt fehleranfällig und kostspielig sein können.
  • Das Unternehmen verliert Geld durch ineffiziente Abläufe, z.B. Hin und Her bei der Eingabe der Ferien oder die manuelle Rechnerei bei beim Pensumwechsel. Aber auch durch fehlende wichtige Erkentnnisse hinsichtlich Aufwände und Profitabilität, die sich nur mithilfe einer detaillierten Arbeitszeiterfassung gewinnen lassen.

Dies sind alles Gründe, sich nach einer dedizierten Zeiterfassungs-Lösung umzusehen. hakuna ist eine einfache Zeiterfassungs-App, die das Thema Arbeitszeiterfassung nachhaltig löst. Einen Wechsel auf hakuna wird erfahrungesgemäss von Mitarbeiter sehr geschätzt. hakuna hilft Schweizer KMU, Zeit und damit Geld zu sparen. hakuna lässt sich kostenlos und unverbindlich 14 Tage testen.

Referenzen

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  • Arbeitszeit erfassen und auswerten
  • Absenzen beantragen und genehmigen
  • Zeit auf Projekte und Tätigkeiten buchen
  • Ressourcen jederzeit im Überblick behalten
  • Einblicke durch vielseitige Auswertungen gewinnen
  • Daten importieren, exportieren oder anbinden
  • Dank Schweiz Cloud jederzeit und überall zugreifen
Raffael Schmid
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