Erste Schritte mit hakuna

Von Probeabo bis zur Einführung von hakuna: Hier erklären wir die wichtigsten Schritte für die Inbetriebnahme eures hakuna-Kontos.
Erste Schritte mit hakuna

Einführung

Willkommen bei hakuna! Dieser Guide soll dir dabei helfen, einen Überblick über hakuna zu erhalten und dein Konto einzurichten.

Noch kein Konto? Erstelle ein kostenloses Probebo.

Für Mitarbeitende empfehlen wir den Guide Erste Schritte mit hakuna für Mitarbeitende.

hakuna kurz und knapp

  • Die Zeiterfassung geschieht über Zeiteinträge, die entweder per Timer (Start, Stopp) oder manuell (von-bis) erfasst werden.
  • Zeiteinträge lassen sich auf Projekte und Tätigkeiten buchen. Tätigkeiten können pro Projekt definiert werden. Ein Stundenbudget kann pro Projekt hinterlegt werden.
  • Die Sollzeit wird automatisch berechnet und basiert auf dem Anstellungsverhältnis des jeweiligen Mitarbeiters. Mit dem Anstellungsverhältnis lassen sich auch Teilzeitpensen einfach abbilden.
  • Neue Mitarbeiter lassen sich ganz einfach per E-Mail einladen. Mitarbeiter können deaktiviert oder gelöscht werden. Deaktivierte Mitarbeiter zählen nicht zu der kostenpflichten Anzahl Benutzer.
  • Absenzen (Krankheit, Ferien usw.) ergeben eine Zeitgutschrift, die der Sollzeit in dem abwesenden Zeitraum entspricht. Die Berechnung geschieht vollautomatisch. Mitarbeiter können Absenzanfragen erstellen, welche von einem Vorgesetzten oder einer Administratorin genehmigt bzw. abgelehnt werden können.
  • Spesen können einer Kategorie und einem Projekt (sofern das Projektmodul aktiviert ist) zugewiesen werden. Beim Erfassen von einem Spesenantrag kann die Mitarbeiterin auswählen, ob die Ausgabe rückerstattbar ist oder nicht. Spesenanträge können anschliessend von einer vorgesetzten Person genehmigt werden. Zur Weiterverarbeitung (z.B. Lohnlauf oder Buchhaltung) können Berichte erstellt werden.
  • Anpassungen (von Arbeitszeit oder Ferientagen) lassen sich pro Mitarbeiter erfassen. Mit Anpassungen kann z.B. das Ist-Zeitsaldo um ausbezahlte Überstunden reduziert werden.
  • Rollen pro Mitarbeiter zugewiesen und damit Berechtigungen gesteuert werden.

1. Konto konfigurieren

Kontoeinstellungen

VerwaltenEinstellungen

Hier können Kontoeinstellungen vorgenommen werden und Module aktiviert/deaktivert werden.

Module und Integrationen: Hier können Module und Integrationen in hakuna deaktiviert oder aktiviert werden. Die verfügbaren Module und Integrationen sind vom ausgewählten Abonnement (Starter oder Pro) abhängig. Details dazu findest du in unserer Vergleichstabelle.

Grundarbeitszeiten

VerwaltenGrundarbeitszeiten

PRO Zusätzliche Grundarbeitszeiten erfordern das Pro-Abo.

Mit Grundarbeitszeiten lassen sich verschiedene Grundkonfigurationen für Anstellungsverhältnisse abbilden. Grundarbeitszeiten sind z.B. nützlich für Mitarbeitergruppen mit unterschiedlichen Sollstunden pro Woche oder Ferientagen pro Jahr (z.B. nach Dienstalter oder Stellung).

Grundarbeitszeiten sollten immer einem Vollzeitpensum (100%) entsprechen. Teilzeitpensen werden idealerweise anschliessend im Anstellungsverhältnis der Mitarbeiter abgebildet.

Standardprofil prüfen: Stelle sicher, dass das Standardprofil die korrekten Ferientage pro Jahr und Arbeitszeit pro Woche hinterlegt hat.

(Optional) Zusätzliche Grundarbeitszeiten erfassen: Falls gewünscht, erstelle zusätzliche Grundarbeitszeiten.

Feiertage

VerwaltenFeiertage

Beim Erstellen deines hakuna-Kontos konntest du optional bereits einen Kanton für die Feiertage auswählen. Falls noch keine Feiertage vorhanden sind, kannst du diese mit der Funktion “Feiertage importieren” erstellen.

Um eine reduzierte Sollzeit vor einem Feiertag zu erfassen (z.B. am Gründonnerstag), kann dafür einfach ein eigener Feiertag erfasst werden, welcher als Dauer eine “Reduzierte Sollzeit” konfiguriert hat.

Für weitere Niederlassungen können hier zusätzliche Profile mit eigenen Feiertagen erstellt werden. Es kann pro Profil eingestellt werden, wie Anspruch von Feiertagen berechnet wird: Die Einstellung Sollzeit-Reduktion bestimmt, ob Teilzeit-Mitarbeiter an Tagen, an denen sie nicht arbeiten, einen anteiligen Anspruch auf eine Sollzeitreduktion haben oder nicht. Feiertags-Profile können Anstellungsverhältnissen zugewiesen werden.

Feiertage überprüfen: Prüfe die Feiertage und erfasse optional zusätzliche Feiertage.

(Optional) Feiertage für andere Standorte erfassen: Falls ihr z.B. eine Niederlassung in einem anderen Kanton oder Land habt, kannst du hier ein zusätzliches Feiertagsprofil erstellen.

Rollen & Rechte

VerwaltenRollen

Die Zugriffsrechte werden in hakuna über “Rollen” konfiguriert. Rollen können Benutzer zugewiesen werden und steuern die Rechte und Möglichkeit des entsprechenden Benutzers.

(Optional) Überprüfe die Rollen: Überprüfe die Rollen und pass die Zugriffsrechte ggf. an. Du kannst auch komplett neue Rollen erstellen.

Tätigkeiten, Absenztypen und Spesenkategorien

VerwaltenTätigkeiten/Absenztypen/Spesenkategorien

hakuna verfügt bereits über ein paar standardmässige Tätigkeiten und Absenztypen. Diese können je nach Wunsch erweitert, verändert oder reduziert werden.

Bei den Absenztypen gibt es folgende zusätzliche Optionen:

  • Zeitgutschrift: Wenn aktiviert, geben Absenzen mit diesem Typ eine Zeitgutschrift, die der verpassten Sollzeit entspricht. Der Absenztyp “Kompensation” gibt typischerweise keine Gutschrift, da sich bei solchen Absenzen das Überstundensaldo entsprechend reduzieren soll.

  • Details für alle Mitarbeiter anzeigen: Hier kann pro Absenztyp definiert werden, ob andere Mitarbeiter die Details dieser Absenzen sehen können. Aus Datenschutzgründen empfiehlt es sich zum Beispiel, den Absenztyp “Krankheit” nicht für andere Mitarbeiter sichtbar zu machen. Wenn diese Option deaktiviert ist, werden solche Absenzen einfach als “Abwesend” angezeigt. Davon ausgenommen sind standardmässig Vorgesetzte oder Administratoren, diese sehen immer alle Details.

Bei den Spesenkategorien gibt es folgende zusätzliche Optionen:

PRO Spesen erfordern das Pro-Abo.
  • Kilometerspesen: Wenn aktiviert, kann für Spesenanträge mit dieser Kategorie anstelle eines Betrags eine Anzahl Kilometer eingegeben werden. Die Anzahl wird automatisch mit dem in der Spesenkategorie konfigurierten Kilometersatz multipliziert.

  • Standardkosten: Wenn aktiviert, können für diese Kategorie Standardkosten hinterlegt werden, welche beim Erfassen von Spesen automatisch vorausgefüllt werden. Dies eignet sich z.B. für pauschale Verpflegungskosten.

Tätigkeiten überprüfen: Überprüfe die Tätigkeiten und erweitere diese nach Bedarf.

Absenztypen überprüfen: Überprüfe die Absenztypen und erweitere diese nach Bedarf.

Spesenkategorien überprüfen: Überprüfe die Spesenkategorien und erweitere diese nach Bedarf.

2. Benutzer konfigurieren

Benutzer hinzufügen

VerwaltenBenutzer

Hier können ganz einfach neue Benutzer hinzugefügt werden. Während des Probeabos kannst du hier alle Benutzer einladen, mit welchen du hakuna ausprobieren möchtest.

Falls beim Umstieg auf hakuna mehrere Benutzer gleichzeitig hinzugefügt und konfiguriert werden sollen, empfiehlt sich der Migrationsassistent (siehe 3. Migrationsassistent).

Benutzer hinzufügen: Erstelle Benutzerkonten für deine Mitarbeiter.

Benutzer konfigurieren

VerwaltenBenutzer"Verwalten" beim Benutzer

Anstellungsverhältnisse bilden den Werdegang eines Mitarbeiters in deinem Unternehmen ab. Immer wenn sich z.B. etwas an Pensum oder Tagen pro Woche ändert, wird das bestehende Anstellungsverhältnis beendet (Bearbeiten und End-Datum setzen) und ein neues Anstellungsverhältnis mit den neuen Gegebenheiten erstellt. Die Anstellungsverhältnisse sind die Grundlage für die automatische Berechnung der Sollzeit.

Der Vorgesetzte ist die für diesen Mitarbeiter verantwortliche Person. Vorgesetzte erhalten standardmässig Zugriff auf die ihnen direkt und indirekt unterstellten Benutzer (z.B. Arbeitszeit und Absenzen) und können deren Anfrage (z.B. Absenzen und Spesen) genehmigen. Die entsprechenden Rechte können via der “Vorgesetzter”-Rolle gesteuert werden. Durch die Zuweisung des Vorgesetzten ist eine hierarchische Abbildung über mehrere Stufen möglich (z.B. Person C ist Person B unterstellt, Person B ist Person A unterstellt, demzufolge erhält Person A auch Zugriff auf Person C).

Rollen definieren die Berechtigungen dieses Benutzers innerhalb von hakuna. Die Rollen und deren Zugriffe lassen sich unter VerwaltenRollen einsehen und anpassen.

Anpassungen Arbeitszeit erlauben Korrekturen am Ist-Zeitsaldo. Damit können z.B. Auszahlungen von Überstunden abgebildet werden, indem eine negative Anpassung erfasst wird.

Anpassungen Ferien erlauben Korrekturen am Feriensaldo. Damit können z.B. einmalige Zusatztage aus einem Dienstaltersgeschenk abgebildet werden.

Benutzer konfigurieren: Konfiguriere die Anstellungsverhältnisse deiner Mitarbeiter.

3. Migrationsassistent

VerwaltenToolsMigrationsassistent

Der Migrationsassistent unterstützt dabei, Überstunden und Ferientage nach hakuna zu übernehmen. Hier können auf einen Blick Benutzer erfasst und Saldi hinterlegt werden.

Folgende Punkte sind zu beachten:

  1. Vor dem Hinterlegen der Saldi sicherstellen, dass bei allen Bentuzern das korrekte Startdatum unter “Erfassung ab” sowie das korrekte Anstellungsverhältnis hinterlegt ist.
  2. Unter Ferientage weist hakuna die berechneten Ferientage für den Zeitraum vom Start des Anstellungs verhältnisses bis Ende des Jahres aus. Je nach dem, wie viele Ferientage bereits bezogen wurden, kann hier eine Korrektur vorgenommen werden. Die Summe sollte dem Feriensaldo per Stichtag des Umstiegs auf hakuna entsprechen.

Saldi übernehmen: Übernehme die Überstunden und Ferientage deiner Mitarbeiter.

Häufige Fragen

Auf unserer Supportseite findest du Antworten auf die häufigsten Fragen.

Etwas nicht beantwortet? Kontaktiere uns jederzeit.

hakunahakuna
  • Arbeitszeit erfassen und auswerten
  • Absenzen beantragen und genehmigen
  • Spesen beantragen, genehmigen und weiterverarbeiten
  • Zeit auf Projekte und Tätigkeiten buchen
  • Flexibel am PC oder mit Smartphone-App nutzen
  • Ressourcen jederzeit im Überblick behalten
  • Einblicke durch vielseitige Auswertungen gewinnen
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Gina Bialas
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