Erste Schritte mit hakuna

Von Probeabo bis zur Einführung von hakuna: Hier erklären wir die wichtigsten Schritte für die Inbetriebnahme eures hakuna-Kontos.
Erste Schritte mit hakuna

Einführung

Willkommen bei hakuna! Dieser Guide soll dir dabei helfen, einen Überblick über hakuna zu erhalten und dein Konto einzurichten.

Noch kein Konto? Erstelle ein kostenloses Probebo.

hakuna kurz und knapp

  • Die Zeiterfassung geschieht über Zeiteinträge, die entweder per Timer (Start, Stopp) oder manuell (von, bis oder Dauer) erfasst werden.
  • Zeiteinträge lassen sich auf Projekte und Tätigkeiten buchen. Tätigkeiten können pro Projekt definiert werden. Ein Stundenbudget kann pro Projekt hinterlegt werden.
  • Die Sollzeit wird automatisch berechnet und basiert auf dem Anstellungsverhältnis des jeweiligen Mitarbeiters. Mit dem Anstellungsverhältnis lassen sich auch Teilzeitpensen einfach abbilden.
  • Neue Mitarbeiter lassen sich ganz einfach per E-Mail einladen. Mitarbeiter können deaktiviert oder gelöscht werden. Deaktivierte Mitarbeiter zählen nicht zu der kostenpflichten Anzahl Benutzer.
  • Absenzen (Krankheit, Ferien usw.) ergeben eine Zeitgutschrift, die der Sollzeit in dem abwesenden Zeitraum entspricht. Die Berechnung geschieht vollautomatisch. Mitarbeiter können Absenzanfragen erstellen, welche von einem Teamleiter oder Administrator genehmigt bzw. abgelehnt werden können.
  • Anpassungen (von Arbeitszeit oder Ferientagen) lassen sich pro Mitarbeiter erfassen. Mit Anpassungen kann z.B. das Ist-Zeitsaldo um ausbezahlte Überstunden reduziert werden.
  • Rollen können pro Mitarbeiter zugewiesen werden. Es gibt 3 Rollen:
    • Mitarbeiter: Jeder Benutzer hat diese Rolle automatisch. Mitarbeiter können nur ihre eigene Arbeitszeit einsehen und Absenzanfragen erstellen.
    • Teamleiter: Haben Zugriff auf die Arbeitszeit und Absenzen der Teammitglieder, welches eine effiziente Ressourcenplanung ermöglicht.
    • Administratoren: Haben vollen Zugriff und können alles einsehen und verwalten.

1. Konto konfigurieren

Kontoeinstellungen

Verwalten Einstellungen

Hier können Kontoeinstellungen vorgenommen werden und Module aktiviert/deaktivert werden.

Zeiterfassungsmodus auswählen: Mit dieser Einstellung wird gesteuert, wie Arbeitszeit erfasst wird. Zeiteinträge können entweder mit der Lage (z.B. 08:30 - 12:00) oder nur über die Dauer (z.B. 2.5 Stunden) erstellt werden. Die Wahl des Zeiterfassungsmodus hängt auch von den gesetzlichen Vorgaben ab.

Module auswählen: Hier kannst du Module in hakuna deaktivieren oder aktivieren. Die verfügbaren Module sind vom ausgewählten Abonnement (Starter oder Pro) abhängig. Details dazu findest du in unserer Vergleichstabelle.

Grundarbeitszeiten

Verwalten Grundarbeitszeiten

PRO Zusätzliche Grundarbeitszeiten erfordern das Pro-Abo.

Mit Grundarbeitszeiten lassen sich verschiedene Grundkonfigurationen für Anstellungsverhältnisse abbilden. Grundarbeitszeiten sind z.B. nützlich für Mitarbeitergruppen mit unterschiedlichen Sollstunden pro Woche oder Ferientagen pro Jahr (z.B. nach Dienstalter oder Stellung).

Grundarbeitszeiten sollten immer einem Vollzeitpensum (100%) entsprechen. Teilzeitpensen werden idealerweise anschliessend im Anstellungsverhältnis der Mitarbeiter abgebildet.

Standardprofil prüfen: Stelle sicher, dass das Standardprofil die korrekten Ferientage pro Jahr und Arbeitszeit pro Woche hinterlegt hat.

(Optional) Zusätzliche Grundarbeitszeiten erfassen: Falls gewünscht, erstelle zusätzliche Grundarbeitszeiten.

Feiertage

Verwalten Feiertage

Beim Erstellen deines hakuna-Kontos konntest du optional bereits einen Kanton für die Feiertage auswählen. Falls noch keine Feiertage vorhanden sind, kannst du diese mit der Funktion “Feiertage importieren” erstellen.

Um eine reduzierte Sollzeit vor einem Feiertag zu erfassen (z.B. am Gründonnerstag), kann dafür einfach ein eigener Feiertag erfasst werden, welcher als Dauer eine “Reduzierte Sollzeit” konfiguriert hat.

Für weitere Niederlassungen können hier zusätzliche Profile mit eigenen Feiertagen erstellt werden. Ebenfalls kann hier (pro Profil) eingestellt werden, wie der Anspruch von Feiertagen berechnet wird. Diese Einstellung bestimmt, ob Teilzeit-Mitarbeiter an Tagen, an denen sie nicht arbeiten, einen anteiligen Anspruch auf eine Sollzeitreduktion haben oder nicht. Feiertags-Profile können Anstellungsverhältnissen zugewiesen werden.

Feiertage überprüfen: Prüfe die Feiertage und erfasse optional zusätzliche Feiertage.

(Optional) Feiertage für andere Standorte erfassen: Falls ihr z.B. eine Niederlassung in einem anderen Kanton oder Land habt, kannst du hier ein zusätzliches Feiertagsprofil erstellen.

Teams

Verwalten Teams

PRO Teams erfordern das Pro-Abo.

Mit Teams können Abteilungen und Organisationsstrukturen abgebildet werden. Jedes Team kann mehrere Teamleiter haben. Teamleiter haben Zugriff auf die Arbeitszeit und Absenzen der Team-Mitglieder und können Absenzanfragen dieser genehmigen.

Teamleiter können ihre Absenzen selber - also ohne Anfrage - eintragen, aber nur dann, wenn sie selbst Mitglied des Teams sind. Wenn ein Teamleiter nicht Mitglied des Teams ist (sondern nur die Teamleiter-Rolle für diese Team hat), kann dieser ebenfalls nur eine Absenzanfrage erstellen, welche dann wiederum von einem Vorgesetzten bewilligt werden muss.

(Optional) Teams erstellen: Erstelle die für dein Unternehmen gewünschten Teams.

Tätigkeiten und Absenztypen

Verwalten Tätigkeiten/Absenztypen

hakuna verfügt bereits über ein paar standardmässige Tätigkeiten und Absenztypen. Diese können je nach Wunsch erweitert, verändert oder reduziert werden.

Bei den Absenztypen gibt es noch zusätzliche Optionen:

  • Zeitgutschrift: Wenn aktiviert, geben Absenzen mit diesem Typ eine Zeitgutschrift, die der verpassten Sollzeit entspricht. Der Absenztyp “Kompensation” gibt typischerweise keine Gutschrift, da sich bei solchen Absenzen das Überstundensaldo entsprechend reduzieren soll.

  • Details für alle Mitarbeiter anzeigen: Hier kann pro Absenztyp definiert werden, ob andere Mitarbeiter die Details dieser Absenzen sehen können. Aus Datenschutzgründen empfiehlt es sich zum Beispiel, den Absenztyp “Krankheit” nicht für andere Mitarbeiter sichtbar zu machen. Wenn diese Option deaktiviert ist, werden solche Absenzen einfach als “Abwesend” angezeigt. Davon ausgenommen sind Teamleiter oder Administratoren, diese sehen immer alle Details.

Tätigkeiten überprüfen: Überprüfe die Tätigkeiten und erweitere diese nach Bedarf.

Absenztypen überprüfen: Überprüfe die Absenztypen und erweitere diese nach Bedarf.

2. Benutzer konfigurieren

Benutzer hinzufügen

Verwalten Benutzer

Hier können ganz einfach neue Benutzer hinzugefügt werden. Während des Probeabos kannst du hier alle Benutzer einladen, mit welchen du hakuna ausprobieren möchtest.

Falls beim Umstieg auf hakuna mehrere Benutzer gleichzeitig hinzugefügt und konfiguriert werden sollen, empfiehlt sich der Migrationsassistent (siehe 3. Migrationsassistent).

Benutzer hinzufügen: Erstelle Benutzerkonten für deine Mitarbeiter.

Benutzer konfigurieren

Verwalten Benutzer "Verwalten" beim Benutzer

Anstellungsverhältnisse bilden den Werdegang eines Mitarbeiters in deinem Unternehmen ab. Immer wenn sich z.B. etwas an Pensum oder Tagen pro Woche ändert, wird das bestehende Anstellungsverhältnis beendet (Bearbeiten und End-Datum setzen) und ein neues Anstellungsverhältnis mit den neuen Gegebenheiten erstellt. Die Anstellungsverhältnisse sind die Grundlage für die automatische Berechnung der Sollzeit.

Rollen definieren die Berechtigungen dieses Benutzers innerhalb von hakuna. Die Standardrolle “Mitarbeiter” hat jeder Benutzer automatisch. Die Rolle “Teamleiter” gibt Zugriff auf Arbeitszeit und Absenzen der Mitarbeiter im ausgewählten Team. Die Rolle “Administrator” gibt vollen Zugriff auf alle Benutzer und sämtliche Einstellungen.

Anpassungen Arbeitszeit erlauben Korrekturen am Ist-Zeitsaldo. Damit können z.B. Auszahlungen von Überstunden abgebildet werden, indem eine negative Anpassung erfasst wird.

Anpassungen Ferien erlauben Korrekturen am Feriensaldo. Damit können z.B. einmalige Zusatztage aus einem Dienstaltersgeschenk abgebildet werden.

Benutzer konfigurieren: Konfiguriere die Anstellungsverhältnisse deiner Mitarbeiter.

3. Migrationsassistent

Verwalten Tools Migrationsassistent

Der Migrationsassistent unterstützt dabei, Überstunden und Ferientage nach hakuna zu übernehmen. Hier können auf einen Blick Benutzer erfasst und Saldi hinterlegt werden.

Folgende Punkte sind zu beachten:

  1. Vor dem Hinterlegen der Saldi sicherstellen, dass bei allen Bentuzern das korrekte Startdatum unter “Erfassung ab” sowie das korrekte Anstellungsverhältnis hinterlegt ist.
  2. Unter Ferientage weist hakuna die berechneten Ferientage für den Zeitraum vom Start des Anstellungs verhältnisses bis Ende des Jahres aus. Je nach dem, wie viele Ferientage bereits bezogen wurden, kann hier eine Korrektur vorgenommen werden. Die Summe sollte dem Feriensaldo per Stichtag des Umstiegs auf hakuna entsprechen.

Saldi übernehmen: Übernehme die Überstunden und Ferientage deiner Mitarbeiter.

Häufige Fragen

Auf unserer Supportseite findest du Antworten auf die häufigsten Fragen.

Etwas nicht beantwortet? Kontaktiere uns jederzeit.

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  • Arbeitszeit erfassen und auswerten
  • Absenzen beantragen und genehmigen
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Raffael Schmid
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