Erste Schritte mit hakuna

Von Probeabo bis zur Einführung von hakuna: Hier erklären wir die wichtigsten Schritte für die Inbetriebnahme eures hakuna-Kontos.
Erste Schritte mit hakuna

Einführung

Willkommen bei hakuna! Dieser Guide soll Ihnen dabei helfen, einen Überblick über hakuna zu erhalten und Ihr Konto einzurichten.

Haben Sie noch kein Konto? Erstellen Sie ein kostenloses Testkonto.

Für Mitarbeitende empfehlen wir den Guide Erste Schritte mit hakuna für Mitarbeitende.

hakuna kurz und knapp

  • Die Zeiterfassung geschieht über Zeiteinträge, die entweder per Timer (Start, Stopp) oder manuell (von-bis) erfasst werden.
  • Zeiteinträge lassen sich auf Projekte und Tätigkeiten buchen. Tätigkeiten können pro Projekt definiert werden. Ein Stundenbudget kann pro Projekt hinterlegt werden.
  • Die Sollzeit wird automatisch berechnet und basiert auf dem Anstellungsverhältnis des jeweiligen Mitarbeiters. Mit dem Anstellungsverhältnis lassen sich auch Teilzeitpensen einfach abbilden.
  • Neue Mitarbeiter lassen sich ganz einfach per E-Mail einladen. Mitarbeiter können deaktiviert oder gelöscht werden. Deaktivierte Mitarbeiter zählen nicht zu der kostenpflichten Anzahl Mitarbeiter.
  • Absenzen (Krankheit, Ferien usw.) ergeben eine Zeitgutschrift, die der Sollzeit in dem abwesenden Zeitraum entspricht. Die Berechnung geschieht vollautomatisch. Mitarbeitende können Absenzanfragen erstellen, welche von einem Vorgesetzten oder einer Administratorin genehmigt werden können.
  • Spesen können einer Kategorie und einem Projekt (sofern das Projektmodul aktiviert ist) zugewiesen werden. Beim Erfassen von einem Spesenantrag kann die Mitarbeiterin auswählen, ob die Ausgabe rückerstattbar ist oder nicht. Spesenanträge können anschliessend von einer vorgesetzten Person genehmigt werden. Zur Weiterverarbeitung (z.B. Lohnlauf oder Buchhaltung) können Berichte erstellt werden.
  • Anpassungen (von Arbeitszeit oder Ferientagen) lassen sich pro Mitarbeiter erfassen. Mit Anpassungen kann z.B. das Ist-Zeitsaldo um ausbezahlte Überstunden reduziert werden.
  • Rollen können pro Mitarbeiter zugewiesen und damit Berechtigungen gesteuert werden.

1. Konto konfigurieren

Kontoeinstellungen

Allgemein

Hier können Kontoeinstellungen vorgenommen werden und Module aktiviert/deaktivert werden.

Module und Integrationen: Hier können Module und Integrationen in hakuna deaktiviert oder aktiviert werden. Die verfügbaren Module und Integrationen sind vom ausgewählten Abonnement abhängig. Details dazu finden Sie in unserer Vergleichstabelle.

Grundarbeitszeiten

Grundarbeitszeiten

Mit Grundarbeitszeiten lassen sich verschiedene Grundkonfigurationen für Anstellungsverhältnisse abbilden. Grundarbeitszeiten sind z.B. nützlich für Mitarbeitergruppen mit unterschiedlichen Sollstunden pro Woche oder Ferientagen pro Jahr (z.B. nach Dienstalter oder Stellung).

Grundarbeitszeiten sollten immer einem Vollzeitpensum (100%) entsprechen. Teilzeitpensen werden im Anstellungsverhältnis der Mitarbeiter abgebildet.

Standardprofil prüfen: Stellen Sie sicher, dass das Standardprofil die korrekten Ferientage pro Jahr und Arbeitszeit pro Woche hinterlegt hat.

(Optional) Zusätzliche Grundarbeitszeiten erfassen: Falls gewünscht, können Sie zusätzliche Grundarbeitszeiten erstellen.

Feiertage

Standorte & Feiertage

Beim Erstellen Ihres hakuna-Kontos konnten Sie bereits einen Kanton für die Feiertage auswählen. Falls dies nicht gemacht wurde, können Sie die Feiertage mit der Funktion “Feiertage importieren” erstellen.

Um eine reduzierte Sollzeit vor einem Feiertag zu erfassen (z.B. am Gründonnerstag), kann dafür ein eigener Feiertag erfasst werden, welcher als Dauer eine “Reduzierte Sollzeit” konfiguriert hat.

Für zusätzliche Standorte (z.B. in einem anderen Kanton) können hier zusätzliche Einträge mit unterschiedlichen Feiertagen erstellt werden. Es kann pro Standort eingestellt werden, welchen Einfluss die Feiertage auf die Arbeitszeit haben: Die Einstellung Sollzeit-Reduktion bestimmt, ob Teilzeit-Mitarbeiter an Tagen, an denen sie nicht arbeiten, einen anteiligen Anspruch auf eine Sollzeitreduktion haben oder nicht. Standorte werden jedem Mitarbeitenden via Anstellungsverhältnis zugewiesen.

Feiertage überprüfen: Prüfen Sie die Feiertage und erfassen Sie optional zusätzliche Feiertage.

(Optional) Feiertage für andere Standorte erfassen: Falls Sie z.B. eine Niederlassung in einem anderen Kanton oder Land haben, können Sie hier einen zusätzlichen Standort erstellen.

Rollen & Rechte

Rollen & Rechte

Die Zugriffsrechte werden in hakuna über “Rollen & Rechte” konfiguriert. Rollen können Mitarbeitenden zugewiesen werden und steuern die entsprechenden Berechtigungen.

(Optional) Überprüfen Sie die Rollen: Überprüfen Sie die Rollen und passen Sie die Zugriffsrechte ggf. an. Sie können auch zusätzliche Rollen erstellen.

Tätigkeiten, Absenztypen und Spesenkategorien

Tätigkeiten/Absenztypen/Spesenkategorien

hakuna verfügt bereits über ein paar standardmässige Tätigkeiten und Absenztypen. Diese können je nach Wunsch erweitert, verändert oder reduziert werden.

Bei den Absenztypen gibt es folgende zusätzliche Optionen:

  • Zeitgutschrift: Wenn aktiviert, geben Absenzen mit diesem Typ eine Zeitgutschrift, die der verpassten Sollzeit entspricht. Der Absenztyp “Kompensation” gibt typischerweise keine Gutschrift, da sich bei solchen Absenzen das Überstundensaldo entsprechend reduzieren soll.

  • Details für alle Mitarbeiter anzeigen: Hier kann pro Absenztyp definiert werden, ob andere Mitarbeiter die Details dieser Absenzen sehen können. Aus Datenschutzgründen empfiehlt es sich zum Beispiel, den Absenztyp “Krankheit” nicht für andere Mitarbeiter sichtbar zu machen. Wenn diese Option deaktiviert ist, werden solche Absenzen einfach als “Abwesend” angezeigt. Davon ausgenommen sind standardmässig Vorgesetzte oder Administratoren, diese sehen immer alle Details.

Bei den Spesenkategorien gibt es folgende zusätzliche Optionen:

  • Kilometerspesen: Wenn aktiviert, kann für Spesenanträge mit dieser Kategorie anstelle eines Betrags eine Anzahl Kilometer eingegeben werden. Die Anzahl wird automatisch mit dem in der Spesenkategorie konfigurierten Kilometersatz multipliziert.

  • Standardkosten: Wenn aktiviert, können für diese Kategorie Standardkosten hinterlegt werden, welche beim Erfassen von Spesen automatisch vorausgefüllt werden. Dies eignet sich z.B. für pauschale Verpflegungskosten.

Tätigkeiten überprüfen: Überprüfen Sie die Tätigkeiten und erweitern Sie diese nach Bedarf.

Absenztypen überprüfen: Überprüfen Sie die Absenztypen und erweitern Sie diese nach Bedarf.

Spesenkategorien überprüfen: Überprüfen Sie die Spesenkategorien und erweitern Sie diese nach Bedarf.

2. Mitarbeiter konfigurieren

Mitarbeiter hinzufügen

Personal

Hier kann das Personal verwaltet und neue Mitarbeiter hinzugefügt werden. Während des Testzeitraums können Sie hier alle Mitarbeitenden einladen, mit welchen Sie hakuna ausprobieren möchten.

Beim Hinzufügen eines neuen Mitarbeiters können Sie die wichtigsten Eckdaten (z.B. Abteilung, Team, Arbeitspensum) bereits erfassen. Wenn Sie danach Änderungen vornehmen möchten, finden Sie alle Informationen und Einstellungen zum entsprechenden Mitarbeiter unter PersonalKlick auf einen Mitarbeiter.

Mitarbeitende hinzufügen: Erstellen Sie Mitarbeiterkonten für Ihre Mitarbeitenden.

3. Migrationsassistent

ToolsMigrationsassistent

Der Migrationsassistent unterstützt Sie dabei, Überstunden und Ferientage nach hakuna zu übernehmen. Hier können auf einen Blick Mitarbeiter erfasst und Saldi hinterlegt werden.

Folgende Punkte sind zu beachten:

  1. Vor dem Hinterlegen der Saldi sicherstellen, dass bei allen Mitarbeitenden das korrekte Startdatum unter “Erfassung ab” sowie das korrekte Anstellungsverhältnis hinterlegt ist.
  2. Unter Ferientage weist hakuna die berechneten Ferientage für den Zeitraum vom Start des Anstellungs verhältnisses bis Ende des Jahres aus. Je nach dem, wie viele Ferientage bereits bezogen wurden, kann hier eine Korrektur vorgenommen werden. Die Summe sollte dem Feriensaldo per Stichtag des Umstiegs auf hakuna entsprechen.

Saldi übernehmen: Übernehmem Sie die Überstunden und Ferientage Ihrer Mitarbeitenden.

Häufige Fragen

In unserem Hilfe-Center finden Sie Antworten auf die häufigsten Fragen.

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