Spesen

Mit dem Spesenmodul können Sie Ihren Spesenprozess optimieren und digitalisieren.

Das Spesenmodul ist eine kostenpflichtige Erweiterung und kann in der Aboverwaltung dazugebucht werden.

Übersicht

Mit dem Spesenmodul können Mitarbeitende Spesen erfassen und Vorgesetzte diese Genehmigen. Mit der Spesenverarbeitung können Spesen nach der Genehmigung für die Lohnbuchhaltung verarbeitet und vorbereitet werden.

Grundlagen

Spesenerfassung

Spesen können von Mitarbeitenden direkt vom Dashboard oder in der Smartphone-App erfasst werden. Folgende Daten können für einen Speseneintrag erfasst werden:

  • Spesenkategorie: Die Spesenkategorien können unter Einstellungen > Spesen auf Ihre Bedürfnisse angepasst werden. Spesenkategorien können auch als Kilometerspesen oder mit Standardkosten erfasst werden.

  • Datum: Das Datum des Speseneintrags.

  • Betrag oder km: Je nach Spesenkategorie der Betrag oder Anzahl Kilometer. Verfügt die Spesenkategorie über Standardkosten, werden diese vorausgefüllt (können jedoch überschrieben werden).

  • Währung: Die Währung des Speseneintrags. Wird eine andere Währung als CHF ausgewählt, schlägt hakuna automatisch den Wechselkurs vor. Dieser entspricht standardmässig den an dem ausgewählten Datum gültigen Monatsmittelkurs der Eidg. Steuerverwaltung (ESTV), kann aber überschrieben werden. Die Umrechnung in Schweizer Franken macht hakuna automatisch.

  • Quittung: Ein Bild oder PDF der Quittung. Auf der Smartphone-App kann auch direkt ein Foto von der Quittung mit der Kamera gemacht werden.

  • Projekt: Das Projekt (falls das Projektmodul aktiviert ist).

  • Notiz: Optionale Notiz für Details.

  • Rückerstattbar (ja/nein): Gibt an, ob der Speseneintrag rückerstattbar ist (d.h. die Kosten wurden vom Mitarbeiter ausgelegt) oder nicht (z.B. mit Geschäftskarte bezahlt).

Genehmigungsprozess

Standardmässig gehen Spesenanträge zur Genehmigung (Genehmigungsinbox) an den hinterlegten Vorgesetzten. Der Vorgesetzte eines Mitarbeiters kann im Personaldossier > Anstellungsdaten konfiguriert werden. Ist kein Vorgesetzter hinterlegt, gehen die Genehmigungsanfragen an die Rolle Administrator.

Weitere Details zu den Genehmigungsworkflows finden Sie unter Konfiguration.

Verarbeitungsprozess

Für eine effiziente Weiterverarbeitung genehmigter Speseneinträge können diese unter Dashboard > Aufgaben > Spesenverarbeitung verarbeitet werden. Hier können Speseneinträge geprüft und als verarbeitet markiert werden (z.B. als Vorbereitung zum Lohnlauf). Verarbeitete Speseneinträge können anschliessend in der Spesenablage als PDF heruntergeladen werden und eignen sich damit zur Weitergabe an die Buchhaltung oder zur Lohnabrechnung.

FAQ

Können Spesen in Fremdwährungen erfasst werden?