Erste Schritte mit hakuna für Mitarbeitende

Das Wichtigste rund um hakuna für Mitarbeitende.
Erste Schritte mit hakuna für Mitarbeitende

Einführung

Willkommen bei hakuna! Dieser Guide soll dir dabei helfen, einen Überblick über hakuna zu erhalten.

Noch kein Login? Bitte melde dich bei deinem Kontoadministrator. Du erhältst dann eine Einladung per E-Mail, mit welcher du dein Konto aktivieren und dein persönliches Passwort setzen kannst.

Für Kontobesitzer und Administratoren empfehlen wir den Guide Erste Schritte mit hakuna.

hakuna kurz und knapp

  • Die Zeiterfassung geschieht über Zeiteinträge, die entweder per Timer (Start, Stopp) oder manuell (von-bis) erfasst werden.
  • Zeiteinträge lassen sich auf Projekte und Tätigkeiten buchen.
  • Die Sollzeit wird automatisch berechnet und basiert auf dem für dich hinterlegten Anstellungsverhältnis. Falls du Fragen zur Sollzeit hast, wende dich bitte an deinen Kontoadministrator.
  • Absenzen (Krankheit, Ferien usw.) ergeben eine Zeitgutschrift, die der Sollzeit in dem abwesenden Zeitraum entspricht. Mitarbeitende können Absenzanfragen erstellen, welche von einem Vorgesetzten oder Administrator genehmigt bzw. abgelehnt werden können.
  • Spesen können einer Kategorie und einem Projekt (sofern das Projektmodul aktiviert ist) zugewiesen werden. Beim Erfassen von Spesen kann ausgewählt werden, ob die Ausgabe rückerstattbar ist oder nicht. Spesenanträge müssen anschliessend von einer vorgesetzten Person genehmigt werden.
  • hakuna kann via Weboberfläche (voller Funktionsumfang) oder via Smartphone-App (Zeiterfassung, Absenzen) genutzt werden.

Je nach dem, welches Abo dein Unternehmen ausgewählt hat oder welche Module für euer Konto aktiviert wurden, ist der Funktionsumfang allenfalls reduziert. Um zu erfahren, welche Module für euer Konto aktiv sind, melde dich bitte bei deinem Kontoadministrator.

Dieser Guide richtet sich primär an Mitarbeitende ohne zusätzliche Rollen in hakuna. Wenn dir eine zusätzliche Rolle zugewiesen wurde (z.B. Vorgesetzten oder Projektmanager), hast du weitere Funktionen zur Verfügung, welche hier nicht beschrieben werden.

1. Zeiterfassung

HauptmenüZeiterfassung

Hier kannst du deine Arbeitszeit erfassen. Es gibt dazu zwei Möglichkeiten:

1. Mit Timer via « Timer starten»
Die Erfassung mit Timer funktioniert wie eine Stempeluhr. Wenn du z.B. am Morgen kommst, kannst du einfach auf « Timer starten» klicken. Wenn du in die Pause gehst, auf « Stop». Und wenn eine Pause fertig ist, klickst du wieder auf « Start».
Wenn du einmal vergessen hast, den Timer zu starten, ist das kein Problem: Wenn du auf «Zeit erfassen» klickst und im Dialog den Endzeitpunkt leer lässt, kannst du hier rückwirkend einen Timer starten.

Gut zu wissen: « Timer starten» nimmt immer automatisch das Projekt (sofern das Projektmodul aktiv ist) und die Tätigkeit vom letzten erfassten Eintrag.



2. Manuell via «Zeit erfassen» Die Erfassung mit «Zeit erfassen» eignet sich z.B. zur nachträglichen Erfassung. Hier kannst du jeweils das Projekt (sofern das Projektmodul aktiv ist) und die Tätigkeit auswählen sowie den Start- und den Endzeitpunkt eingeben.

2. Absenzen

Perönlicher Kalender

HauptmenüAbsenzenPersönlich

Hier siehst du deinen persönlichen Absenzenkalender. Sofern das Modul Absenzanfragen aktiviert ist, kannst du hier auch Absenzen wie z.B. Ferien beantragen. Diese können dann von einem Administrator oder Vorgesetzten genehmigt bzw. abgelehnt werden.

Mitarbeiter-Kalender

HauptmenüAbsenzenMitarbeiter

Hier kannst du die Absenzen des gesamten Teams in einem Kalender einsehen.

Gut zu wissen: Aus Datenschutzgründen ist bei den meisten Absenzen für andere Mitarbeitende nicht ersichtlich, um was für eine Absenz es sich handelt (z.B. Krankheit). Diese werden einfach als “abwesend” angezeigt.

Kalender abonnieren

Mit Kalenderabonnements kannst du Absenzen in deinem Kalenderprogramm (z.B. Outlook) anzeigen lassen. Wie das funktioniert, kannst du im entsprechenden Supportartikel nachlesen.

3. Spesen

HauptmenüSpesen

Sofern das Modul Spesen aktiviert ist, kannst du hier deine Spesen erfassen. Bei der Erfassung kannst du das Projekt (wenn das Projektmodul aktiviert ist), die Spesenkategorie und den Betrag erfassen. Zudem kannst du ein Bild vom Beleg hochladen. Spesen können auch via Smartphone-App erfasst werden, hier kannst du direkt von unterwegs ein Foto des Belegs machen und anhängen.

Bei der Erfassung kann ebenfalls ausgewählt werden, ob die Ausgabe rückerstattbar ist (z.B. wenn du privat bezahlt hast) oder nicht rückerstattbar ist (z.B. wenn etwas über die Firmenkreditkarte bezahlt wurde).

Nach der Erfassung deiner Spesen müssen diese zuerst von einem Vorgesetzten oder Administrator genehmigt und anschliessend verarbeitet (z.B. Auszahlung mit dem Lohn) werden. In der Spesenansicht hast du jederzeit die Übersicht, was mit deinen erfassten Spesen passiert und ob diese schon genehmigt oder verarbeitet wurden.

4. Berichte

Übersicht

HauptmenüBerichteÜbersicht

Hier siehst du die wichtigsten Kennzahlen zur Arbeitszeit und deinem Feriensaldo. Das Stundensaldo bezieht sich jeweils auf den Vortag, also immer bis und mit gestern.

Gut zu wissen: Bei den Ferientagen kannst du auf das -Symbol klicken, um Details zur Ferienberechnung zu erhalten.

Meine Arbeitszeit

Hier kann die Arbeitszeit (Ist, Soll, Differenz und laufender Zeitsaldo) pro Monat bzw. pro Woche eingesehen werden. Hier kannst du auch den PDF-Monatsbericht herunterladen (PDF-Schaltfläche für jeden Monat). Dieser gibt dir eine schöne Übersicht für einen Monat und eignet sich ideal zur Ablage.

Häufige Fragen

Auf unserer Supportseite findest du Antworten auf die häufigsten Fragen.

Etwas nicht beantwortet? Kontaktiere uns jederzeit.

hakunahakuna
  • Arbeitszeit erfassen und auswerten
  • Absenzen beantragen und genehmigen
  • Spesen beantragen, genehmigen und weiterverarbeiten
  • Zeit auf Projekte und Tätigkeiten buchen
  • Flexibel am PC oder mit Smartphone-App nutzen
  • Ressourcen jederzeit im Überblick behalten
  • Einblicke durch vielseitige Auswertungen gewinnen
  • Daten importieren, exportieren oder anbinden
  • Dank Schweiz Cloud jederzeit und überall zugreifen
Gina Bialas
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