Erste Schritte mit hakuna für Mitarbeitende

Das Wichtigste rund um hakuna für Mitarbeitende.
Erste Schritte mit hakuna für Mitarbeitende

Einführung

Willkommen bei hakuna! Dieser Guide soll Ihnen dabei helfen, einen Überblick über hakuna zu erhalten.

Noch kein Login? Bitte melden Sie sich bei Ihrem Kontoadministrator. Sie erhalten dann eine Einladung per E-Mail, mit welcher Sie Ihr persönliches Konto aktivieren und ein Passwort setzen können.

Für Kontobesitzer und Administratoren empfehlen wir den Guide Erste Schritte mit hakuna.

hakuna kurz und knapp

  • Die Zeiterfassung geschieht über Zeiteinträge, die entweder per Timer (Start, Stopp) oder manuell (von-bis) erfasst werden.
  • Zeiteinträge lassen sich auf Projekte und Tätigkeiten buchen.
  • Die Sollzeit wird automatisch berechnet und basiert auf dem für Sie hinterlegten Anstellungsverhältnis. Falls Sie Fragen zur Sollzeit haben, wenden Sie sich bitte an Ihren Kontoadministrator.
  • Absenzen (Krankheit, Ferien usw.) ergeben eine Zeitgutschrift, die der Sollzeit in dem abwesenden Zeitraum entspricht. Mitarbeitende können Absenzanfragen erstellen, welche durch eine verantwortliche Stelle genehmigt oder abgelehnt werden müssen (standardmässig durch Vorgesetzter).
  • Spesen können einer Kategorie und einem Projekt (sofern das Projektmodul aktiviert ist) zugewiesen werden. Beim Erfassen von Spesen kann ausgewählt werden, ob die Ausgabe rückerstattbar ist oder nicht. Spesenanträge müssen anschliessend durch eine verantwortliche Stelle genehmigt oder abgelehnt werden (standardmässig durch Vorgesetzter).
  • hakuna kann via Weboberfläche (voller Funktionsumfang) oder via Smartphone-App (Zeiterfassung, Absenzen und Spesenerfassung) genutzt werden.

Je nach dem, welches Abo Ihr Unternehmen ausgewählt hat oder welche Module für Ihr Konto aktiviert wurden, ist der Funktionsumfang allenfalls reduziert. Um zu erfahren, welche Module für Ihr Konto aktiv sind, melden Sie sich bitte bei Ihrem Kontoadministrator.

Dieser Guide richtet sich primär an Mitarbeitende ohne zusätzliche Rollen in hakuna. Wenn Ihnen eine zusätzliche Rolle zugewiesen wurde (z.B. Vorgesetzte oder Projektmanager), haben Sie weitere Funktionen zur Verfügung, welche hier nicht beschrieben werden.

1. Mein Profil

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Dashboard
Mein Profil

Hier können Sie sämtliche Informationen zu Ihrem Profil einsehen. Je nach aktivierten Modulen können Sie hier:

  • Ihre persönlichen Daten einsehen
  • Ihre Arbeitszeit einsehen und bearbeiten
  • Ihre Absenzen einsehen und beantragen
  • Ihre Spesen einsehen und beantragen
  • Unternehmens- und persönliche Dokumente einsehen

2. Zeiterfassung

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Dashboard

Hier können Sie Ihre Arbeitszeit erfassen. Es gibt dazu zwei Möglichkeiten:

1. Mit Timer via « Timer starten»
Die Erfassung mit Timer funktioniert wie eine Stempeluhr. Wenn Sie z.B. am Morgen kommen, können Sie einfach auf « Timer starten» klicken. Wenn Sie in die Pause gehen, auf « Stop». Und wenn eine Pause fertig ist, klicken Sie wieder auf « Start».
Wenn Sie einmal vergessen haben, den Timer zu starten, ist das kein Problem: Wenn Sie auf «Zeit erfassen» klicken und im Dialog den Endzeitpunkt leer lassen, können Sie hier rückwirkend einen Timer starten.

Gut zu wissen: « Timer starten» nimmt immer automatisch das Projekt (sofern das Projektmodul aktiv ist) und die Tätigkeit vom letzten erfassten Eintrag.

2. Manuell via «Zeit erfassen»
Die Erfassung mit «Zeit erfassen» eignet sich z.B. zur nachträglichen Erfassung. Hier können Sie jeweils das Projekt (sofern das Projektmodul aktiv ist) und die Tätigkeit auswählen sowie den Start- und den Endzeitpunkt eingeben.

3. Absenzen

Perönliche Absenzen

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Dashboard

Absenzen können Sie direkt vom Dashboard aus beantragen, sofern das Modul Absenzanfragen aktiviert ist. Diese können dann von einem Administrator oder Vorgesetzten genehmigt werden. Um Ihren vollständigen Kalender einzusehen, klicken Sie auf «Meine Absenzen».

Mitarbeiter-Kalender

Hauptmenü
Kalender

Hier können Sie die Absenzen des gesamten Personals in einem Kalender einsehen.

Gut zu wissen: Aus Datenschutzgründen ist bei den meisten Absenzen für andere Mitarbeitende nicht ersichtlich, um was für eine Absenz es sich handelt (z.B. Krankheit). Diese werden einfach als “abwesend” angezeigt.

Kalender abonnieren

Mit Kalenderabonnements können Sie Absenzen in Ihrem Kalenderprogramm (z.B. Outlook) anzeigen lassen. Wie das funktioniert, können Sie im entsprechenden Supportartikel nachlesen.

4. Spesen

Hauptmenü
Dashboard

Sofern das Modul Spesen aktiviert ist, können Sie hier Ihre Spesen direkt vom Dashboard aus erfassen. Bei der Erfassung können Sie das Projekt (wenn das Projektmodul aktiviert ist), die Spesenkategorie und den Betrag erfassen. Zudem können Sie ein Bild vom Beleg hochladen. Spesen können auch via Smartphone-App erfasst werden, hier können Sie direkt von unterwegs ein Foto des Belegs machen und anhängen.

Bei der Erfassung kann ebenfalls ausgewählt werden, ob die Ausgabe rückerstattbar ist (z.B. wenn Sie privat bezahlt haben) oder nicht rückerstattbar ist (z.B. wenn etwas über die Firmenkreditkarte bezahlt wurde).

Nach der Erfassung Ihrer Spesen müssen diese zuerst von einem Vorgesetzten oder Administrator genehmigt und anschliessend verarbeitet (z.B. Auszahlung mit dem Lohn) werden. In der Spesenansicht haben Sie jederzeit die Übersicht, was mit Ihren erfassten Spesen passiert und ob diese schon genehmigt oder verarbeitet wurden.

Um alle Ihre erfassten und verarbeiteten Spesen einzusehen, klicken Sie auf «Meine Spesen».